Der Abschiedsbrief sagt viel über Ihr Unternehmen aus
Ja, man könnte eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter einfach sang- und klanglos ziehen lassen. Doch das tun die wenigsten. Deutsche Unternehmen veranstalten kostspielige Abschiedsfeiern und verleihen Urkunden. Doch der Brief, mit dem langjährige Beschäftigte verabschiedet werden, ist oft herzlos und oberflächlich formuliert.
Es ist nicht der Blumenstrauß, der der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter im Gedächtnis bleibt, es sind die persönlichen Worte des Chefs, die sie oder er immer wieder hervorholen wird. Vorausgesetzt, sie sind persönlich und herzlich formuliert.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie für Ihren Chef gelungene, emotionale Briefe schreiben, mit denen Sie langgediente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter herzlich verabschieden.
Was Sie bei einem Abschiedsschreiben unbedingt beachten sollten
Ein Abschiedsschreiben darf auf gar keinen Fall aussehen wie ein Routineschreiben der Geschäftskorrespondenz. Es muss daher auf einem besonderen Briefpapier geschrieben werden. Verwenden Sie Ihren Firmenbogen nur mit Logo oder ein neutrales Papier.
Schön wäre natürlich ein von Ihrem Chef handgeschriebener Brief. Wenn dies zu aufwändig wird, dann sollte er zumindest die Anrede und die Grußformel von Hand schreiben.
Außerdem gehören zu dem Briefbogen ein passender Umschlag ohne Fenster und eine schöne Briefmarke.
Wenn der Brief innerhalb des Unternehmens verschickt oder überreicht wird, erübrigt sich die Briefmarke natürlich. Beschriften Sie den Umschlag dann per Hand und schreiben Sie nur den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters darauf. Zusätze wie „im Hause“ sind überflüssig und wirken geschäftsmäßig und neutral.
Eine E-Mail zum Abschied ist tabu
Eine E-Mail zum Abschied ist eine Beleidigung. Sie wird im Postfach des Empfängers irgendwo zwischen den fünfzig anderen E-Mails ankommen. Deutlicher können Sie Ihre Gleichgültigkeit nicht ausdrücken. Lassen Sie Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter lieber in Frieden ziehen und verzichten Sie auf eine schriftliche Verabschiedung, als diesen Anlass mit einer E-Mail abzufertigen.
Gewerbliche Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter haben ohnehin oftmals keinen E-Mail-Account in der Firma, sodass sich der Versand per E-Mail nicht anbietet. Also: Gleiches Recht für alle. Ein Brief muss her.
Schicken Sie dieses Schreiben an die Privatanschrift der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, falls es nicht persönlich bei einer Abschiedsfeier überreicht werden kann. Wenn eine Abschiedsfeier vorgesehen ist, dann sollte der Chef dieses Schreiben persönlich übergeben.
Achten Sie unbedingt auf einen Mindeststandard und auf Gleichbehandlung
Unternehmen sind hierarchisch aufgebaut. Ob eine Abteilungsleiterin das Unternehmen verlässt, der Hausmeister oder der einfache Mitarbeiter am Band – das wird sich in der Form der Verabschiedung widerspiegeln. Dennoch muss es für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter einen Mindeststandard geben. Dazu gehören der Abschiedsbrief, ein Abschiedsgeschenk, eine Abschiedsfeier.
Dies kann mal mehr, mal weniger aufwändig geschehen. Wichtig ist nur, dass Sie das Gefühl vermitteln, dass sich die Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen Gedanken gemacht haben. Die Originalität eines Abschiedsgeschenks ist wichtiger als der materielle Wert. Gestalten Sie die „Abschiedsrituale“ ruhig auf unterschiedliche Weise, es geht nicht, dass ein Mitarbeiter mit „großem Bahnhof“ verabschiedet wird und sein Kollege mit einer vorgefertigten Karte.
Formulieren Sie wertschätzend und nicht wehleidig oder distanziert
Ein Brief zur Verabschiedung in den Ruhestand sollte primär wertschätzend und nicht wehleidig oder rührselig klingen. Abschiedsbriefe sind keine Kondolenzschreiben.
Rechtzeitig verabschieden
Der offizielle Termin des Eintritts in den Ruhestand und der letzte Arbeitstag sind selten identisch. Erkundigen Sie sich rechtzeitig, wann der letzte Arbeitstag sein wird, damit das Schreiben rechtzeitig am letzten Arbeitstag ankommt.
Und wer weiß: Die Empfängerin oder der Empfänger freut sich vielleicht schon seit Monaten oder Jahren auf ihren oder seinen Ruhestand und zählt die Stunden.