Fettnäpfchen und Korrespondenzkiller gibt es in der modernen Korrespondenz zuhauf; und wenn Sie regelmäßige Sekada Daily Leserin sind, kennen Sie bereits viele und wissen, wie Sie sie stilvoll umgehen.
In DasSekretärinnen-Handbuch erläutert Ihnen im Beitrag "Korrespondenzkiller im Sekretariat" die sieben schlimmsten Korrespondenzkiller, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten.
Ein paar der Korrespondenzkiller habe ich heute für Sie zusammengefasst:
Korrespondenzkiller Nummer 3: Sorgloser Umgang mit dem Namen
Der Mensch hört seinen Namen sehr gern - am liebsten richtig ausgesprochen und korrekt geschrieben. Beides ist nicht immer einfach. Und doch sollten Sie größten Wert darauf legen. Wird ein Name falsch geschrieben, fühlt sich der Angeschriebene nicht ausreichend wertgeschätzt; womöglich reagiert er verärgert.
- Schauen Sie lieber dreimal hin, ob der Name korrekt geschrieben wurde.
- Nennen Sie in der Anschrift den Vor- und Zunamen des Empfängers. Das wirkt persönlicher. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Name richtig geschrieben ist, oder Sie den Vornamen des Adressaten nicht wissen, rufen Sie im Sekretariat oder in der Zentrale des anzuschreibenden Unternehmens an.
- Führen Sie in der Adresse alle Titel auf.
- Wenn Sie in der Adresse einen Ansprechpartner nennen, sind Anreden wie "Sehr geehrte Damen und Herren" tabu.
Gehen Sie auch sorgsam mit dem eigenen Namen um. Ihr Name und der Ihres Chefs sollten in jedem Brief immer vollständig, also mit Vor- und Zunamen genannt werden. Kürzen Sie den Vornamen nie ab, denn daraus ist nicht zu erkennen, ob es sich um einen Mann oder Frau handelt. Stillos!
Alle anderen Korrespondenzkiller finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel K72 "Korrespondenzkiller im Sekretariat".
Korrespondenzkiller Nummer 5: Abkürzungen
Abkürzungen halten sich in der Korrespondenz hartnäckig. Und nahezu täglich sind neue Abkürzungen zu entdecken, die es zu entschlüsseln gilt. Dabei müsste sich doch langsam herumgesprochen haben, dass Abkürzungen als unhöflich gelten und die Kommunikation erschweren.
Hier ein kleiner Test für Sie. Was bedeutet: EP, M. E., BV? Die Auflösung finden Sie am Ende vom Tipp.
Für E-Mails gilt ebenfalls: Keine Abkürzungen!
So sollte Ihre E-Mail nicht aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
zz. leider kein Bedarf an gr. Mengen. Trotzdem herzl. Dank für Ihr Angebot.
MfG
H. Müller
Korrespondenzkiller Nummer 6: Nach Diktat verreist
Für diese Floskel gibt es im Englischen nicht einmal eine Übersetzung. Schon das ist ein sicheres Indiz: Diese Floskel ist ein Korrespondenzkiller. Ein amerikanischer oder englischer Geschäftsmann käme nie auf die Idee, seinen eigenen Brief durch jemand anderen unterschreiben zu lassen. Viele deutsche Manager hingegen haben kein Problem damit, ihren Geschäftspartnern zu signalisieren, dass diese ihnen nicht sonderlich wichtig sind. Denn genau das drückt es aus, wenn der Chef sich nicht die Zeit für eine persönliche Unterschrift nimmt. Wenn Ihr Chef es dennoch nicht schafft, einen Brief zu unterschreiben, dann berücksichtigen Sie bitte die folgenden Empfehlungen:
So nicht:
Freundliche Grüße nach Berlin
Beringer AG
i. A. Gabi Schmitz
Klaus Müller
- nach Diktat verreist -
Besser so:
Freundliche Grüße nach Berlin
Beringer AG
Klaus Müller
i. A. Gabi Schmitz
Sekretariat Klaus Müller
Auflösung von Korrespondenzkiller Nummer 5: Abkürzungen:
EP = Einheitspreis, M. E. = Meines Erachtens, BV = Bauvorhaben