Kondolenzbriefe: Stilvoll und nach modernen Etiketteregeln schreiben

So schreiben Sie Kondolenzbriefe stilvoll und nach den modernen Etiketteregeln

Kondolenzbriefe zu schreiben gehört ganz unbestritten zu den schwierigsten und heikelsten Aufgaben im Sekretariat. Passiert Ihnen hier ein Fauxpas, ist das weit peinlicher als in der täglichen Korrespondenz.  Es gehört viel Einfühlungsvermögen dazu, den richtigen Ton zu treffen, aber darüber hinaus müssen auch noch Etiketteregeln beachtet werden.

In diesem Praxis-Ratgeber: "Taktvolle Kondolenzbriefe" finden Sie deshalb unterstützende Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen wie auch Formulierungsbeispiele, die Ihnen dabei helfen, taktvolle Kondolenzbriefe für Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu schreiben! Doch das ist nicht alles: Der Ratgeber enthält des Weiteren vollständige Musterbriefe für die unterschiedlichsten Trauersituationen, die Sie direkt verwenden können.

Hier die wichtigsten Regeln und Formulierungen für Sie auf einen Blick:

Beileidsschreiben: Die wichtigsten Punkte beim Kondolieren

1. Der Absender 

• Für spätere Dankschreiben sollte auf dem Briefumschlag eine Absender-Anschrift stehen.

2. Der Adressat

• Bei engen Geschäftspartnern schicken Sie zwei Briefe – einen an die Geschäftsführung der Firma und einen an die Hinterbliebenen.
• War der Kontakt rein geschäftlich und wenig persönlich, reicht ein Brief an die Firma.

3. Die Anrede

• Bei rein geschäftlichen Kontakten schreiben Sie „Sehr geehrte/r Frau/Herr“.
• Bei engeren Beziehungen können Sie auch „Liebe Frau, lieber Herr“ schreiben.

4. Die Anschrift

• Schreiben Sie nicht „An das Trauerhaus“, das ist veraltet.
• Besser: „Frau oder Herrn Vorname Nachname“ und „Familie X“, wenn Sie die ganze Familie ansprechen wollen.

5. Der Betreff

• Ein konventioneller Betreff hat hier nichts zu suchen.
• Was geht: Sie setzen anstelle des Betreffs ein passendes Zitat.
• Beispiel: „Das schönste Denkmal, das ein Mensch bekommen kann, steht in den Herzen der Mitmenschen.“ (Albert Schweizer) 

6. Der Briefbogen

• Schreiben Sie auf weißem Firmenpapier, das Sie auch für Repräsentationszwecke einsetzen, also ohne die üblichen Firmendaten und Diktatzeichen.
• Schwarz gerändertes Papier ist dem Trauerhaus vorbehalten.
• Benutzen Sie keine vorgefertigten Beileidskarten – sie wirken lieblos.

7. PC oder Handschrift?

• Der Brief kann heute mit dem PC geschrieben werden.
• Anrede, Schlussformel und Unterschrift sollten aber möglichst handschriftlich vom Chef kommen.
• War die Beziehung zum Verstorbenen sehr eng und persönlich, sollte der ganze Brief per Hand verfasst werden.
• Legen Sie Ihrem Chef in diesem Fall einen Textvorschlag vor, an den er sich halten kann.

8. Die Unterschrift

• Unterschriftergänzungen wie ppa., i. V. oder i. A. unbedingt weglassen.
• Es unterschreibt der Chef – wenn sinnvoll, gemeinsam mit einem zweiten Unterzeichner.
• Die Stellenbezeichnung (zum Beispiel „Geschäftsführer“) kann gesetzt werden.

9. Die Versandart

• Beileidsbriefe müssen mit einer Briefmarke frankiert werden und dürfen auf keinen Fall durch die Frankiermaschine laufen oder per Fax verschickt werden.
• Achten Sie darauf, dass keine Sonderbriefmarken verwendet werden – kein guter Eindruck, wenn im Trauerhaus eine fröhliche Briefmarke auftaucht.

10. Der Zeitfaktor

• Spätestens eine Woche nach dem Tod muss Ihr Schreiben beim Hinterbliebenen sein.

Beileidsschreiben: So finden Sie die richtigen Worte

Das Problem: 

• Sie kennen den Verstorbenen oder die Verstorbene nicht besonders gut und sollen trotzdem einen einfühlsamen Brief formulieren.
• Alte Texte abschreiben reicht da nicht, denn sie wirken unpersönlich und zeigen deutlich, dass sich der Schreiber nicht wirklich Gedanken gemacht hat!

3. Schritte um die richtigen Worte für einen Kondelenzbrief zu finden

1. Schritt: Informieren sie sich

Bevor Sie loslegen, sollten Sie sich über den Verstorbenen informieren und notieren, was Sie in den Beileidsbrief übernehmen wollen:

• Was hat er gemacht – beruflich, privat?
• In welcher Beziehung stand er zum Chef?
• Wie war er als Mensch? (Fragen Sie Kollegen oder den Chef, wenn diese mehr Kontakt zum Verstorbenen hatten.)

2. Schritt: Machen Sie sich Gedanken

Wenn Sie wissen, was sie in Grundzügen schreiben wollen, stellen Sie sich vor, Sie müssten den Angehörigen persönlich kondolieren.

• Was würden Sie sagen?
• Wie würden Sie beginnen, wie enden?
• Schreiben Sie das auf.

3. Schritt: Formulieren Sie es aus

Jetzt haben Sie schon ein Gerüst für Ihren Brief, das Sie nur noch ausformulieren müssen.

Tipp: Benutzen Sie dafür unsere Textbausteine und passen Sie diese individuell an.

Beim Kondolieren die richtigen Worte zu finden, kann teilweise schwierig sein. Damit Sie stets einen angemessenen Kondolenzbrief verfassen, finden Sie in unserem kostenlosen Download: "Beileidsschreiben verfassen" wertvolle Vorlagen und Musterformulierungen. Laden Sie ihn jetzt hier herunter!

Beileidsschreiben: Stilvolle Textbausteine für das Kondolieren

1. Einleitende Worte

• Die Nachricht vom Tod Ihres Mannes hat uns alle sehr bestürzt.
• Der plötzliche Tod Ihrer Frau hat mich sehr getroffen.
• Die Nachricht vom tragischen Tod Ihres Geschäftsführers Peter Meier hat uns sehr getroffen.
• Die Nachricht vom plötzlichen Tod Ihres Geschäftsführers Dr. Josef Konrad ist für uns alle unfassbar.
• Mir ist der Tod Ihrer lieben Frau sehr nahe gegangen.
• Ich bin fassungslos über den schweren Schicksalsschlag, der Sie durch den Verlust Ihres Kindes getroffen hat.
• Die traurige Nachricht, dass Ihre Aufsichtsratsvorsitzende Dr. Margit Müller ihrem schweren Leiden erlegen ist, hat uns tief erschüttert.

2. Worte der Wertschätzung

• Er war für viele ein Vorbild.
• Sein Engagement und seine Menschlichkeit waren immer vorbildlich.
• Wegen ihrer herzlichen Art hatte sie unter Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern viele Freunde.
• Er war ein Geschäftsmann mit Weitblick und einem ausgeprägten Verständnis für seine Mitarbeiter.
• Ihre Gedanken galten immer zuerst den anderen Menschen.
• Er war für mich immer ein Vorbild und Wegbereiter.
• Wir haben uns über das berufliche Umfeld hinaus sehr geschätzt.
• Er war mehr als ein Geschäftspartner – ich habe einen guten Freund verloren.
• Ihre menschliche Wärme, ihr unverwechselbarer Humor gepaart mit hohem fachlichem Können werden alle, die mit ihr verbunden waren, nie vergessen.
• Er wird für uns unvergessen bleiben.
• Er hat eine große Lücke hinterlassen – wir werden ihn nie vergessen.

3. Worte der Anteilnahme

• Wir trauern mit Ihnen um einen wertvollen Menschen.
• Ich kann mitempfinden, wie sehr Sie der Verlust getroffen hat.
• Wir teilen mit Ihnen den Schmerz und die Trauer um Ihre Frau.
• Dass Sie ihm Ruhe und Kraft geben konnten, möge Ihnen ein Trost für die kommende Zeit sein.
• Ich wünsche Ihnen von Herzen, dass die kommenden schweren Tage durch die Erinnerung an Ihre gemeinsamen glücklichen Jahre erhellt werden.

4. Abschließende Worte

• In stiller/tiefer Anteilnahme
• Aufrichtiges Beileid
• In tiefer/tief empfundener Anteilnahme
• Wir trauern mit Ihnen
• Wir werden Rolf Antonius sehr vermissen.

Ein Muster für einen einfühlsamen und stilvollen Beileidsbrief können Sie in diesem Artikel: "Beileidsbrief: Wie Sie stilgerecht kondolieren" lesen.

Beileidsschreiben: Brief-Check vor dem Abschicken

• Kommt mein Brief von Herzen? Bringt er Gefühle zum Ausdruck oder liest er sich wie das Ergebnis einer Pflichtübung?
• Habe ich die Verdienste des Verstorbenen gewürdigt, ohne dabei zu übertreiben?
• Habe ich bei der Würdigung seines beruflichen Schaffens seine persönlichen Stärken nicht vernachlässigt?
• Spreche ich nicht mehr von meinem Verlust als von dem der wirklich Betroffenen?
• Ist der Brief frei von Allerweltsphrasen?
• Ist die Sprache nicht zu theatralisch? 

Sie haben noch weitere Fragen zu einem angemessenen Kondolenzbriefe? Hier finden Sie die häufigsten Fragen zum Thema Beileidsschreiben und Trauerkarten sowie ausführliche Antworten.