Kennen Sie die Formvorschriften für den E-Mail-Verkehr?


Seit dem 1. Januar 2007 wurden durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) viele handelsrechtliche Vorschriften geändert. Unter anderem wurde festgelegt, dass auch E-Mails im geschäftlichen Verkehr den gleichen gesetzlichen Formvorschriften genügen müssen, wie Geschäftsbriefe in Papierform.

Prüfen Sie deshalb zwischendurch immer wieder, ob Ihre E-Mails (auch die der Mitarbeiter und Kollegen) den rechtlichen Vorgaben entsprechen.

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Für wen gelten die Pflichtangaben?

  • Einzelkaufleute nach § 37a HGB
  • Personenhandelsgesellschaften wie z. B. OHG, KG und GmbH & Co.KG nach §§ 125a, 177a HGB
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach § 35a GmbHG
  • Aktiengesellschaften nach § 80 AktG
  • Partnerschaftsgesellschaften nach § 7 PartGG und § 125a HGB
  • Genossenschaften nach § 25a GenossenschaftsG

Nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z. B. § 15b GewO ergeben können.

1. Alle oben aufgeführten Unternehmen müssen mindestens folgende Angaben in E-Mails, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, aufnehmen:

  • den vollständigen Firmennamen, sowie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister (Register) eingetragen ist
  • Rechtsformzusatz (z. B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
  • Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige „Hauptsitz“, auch wenn der Geschäftsbrief z. B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
  • Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
  • Registergericht (des Unternehmens, nicht einer Zweigniederlassung)

2. GmbHs müssen zusätzlich folgende Angaben machen:

  • alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
  • Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls es einen gibt.

3. AGs müssen zusätzlich folgende Angaben machen:

  • Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder. Der Vorstandsvorsitzende muss als solcher bezeichnet werden.
  • Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden

4. Die GmbH & Co. KG muss folgende Angaben machen:

  • alle Angaben wie unter Punkt 1. und zwar sowohl für die Komplementär-GmbH als auch für die Kommanditgesellschaft
  • Die Komplementär-GmbH muss zusätzlich die Angaben nach Punkt 2. machen.

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5. Bei der Genossenschaft müssen zusätzlich aufgenommen werden:

  • Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder
  • Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls es einen gibt

6. Bei einer OHG, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind noch die Vorgaben des § 125a Abs. 1 Satz 2 HGB zu beachten. Hier sind unter anderem auch noch die Firmen der Gesellschafter anzugeben.