Ihr Chef kommt von einem Geschäftstermin zurück. Er bittet Sie: „Bedanken Sie sich bei denen, schreiben Sie irgendwas – Sie wissen schon.“ – „Nein“, denken Sie, „ich weiß nicht. Was in aller Welt soll ich denen schreiben?“ Ein vermeintlich harmloser, schnell geschriebener Brief wird zum Problem, weil einem außer den altbekannten Floskeln partout nichts einfallen will.
Muss der Dankesbrief wirklich sein? Angenommen, Sie hatten ein paar Freunde zum Essen eingeladen und sich richtig Mühe gegeben. Alles war vom Feinsten. Einer Ihrer Freunde bedankt sich ein paar Tage später mit einem netten Brief bei Ihnen für den schönen Abend. Sie würden sich bestimmt freuen. Einen ähnlich guten Eindruck machen Sie, wenn Sie sich bei Ihrem Geschäftspartner für etwas bedanken, und sei es nur „für den reundlichen Empfang“ – natürlich etwas schöner formuliert.
Heben Sie sich mit unseren Beispielbriefen von der Masse ab und signalisieren Sie Ihrem Partner (oder Kunden) so, dass er für Sie eine wichtige Rolle spielt. Zeigen Sie Ihrem Geschäftspartner, dass Ihnen das letzte Gespräch oder die Produktpräsentation bei ihm gut gefallen hat. Diese Schreiben nach einem Geschäftstreffen sollten zum guten Stil Ihres Unternehmens gehören.
So sollte Ihr Brief nicht aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
an dieser Stelle möchten wir uns noch einmal recht herzlich für den freundlichen Empfang unseres Herrn Schlüter bedanken.
In der Anlage übersenden wir Ihnen wie besprochen das von Ihnen ge- wünschte Angebot. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur
Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Langweilig AG
Gerd Beimer Michael Schlüter
Der Klassiker unter den schlechten Briefen
- Sie möchten? Oder tun Sie es wirklich? Die bekannte Standardformulierung. Außerdem: Er ist doch nicht nur empfangen worden, oder?
- Unseres? Es ist doch nicht Ihr Herr Schlüter. Wenn schon, dann ist es Ihr Mitarbeiter Herr Schlüter.
- Pikant: Herr Schlüter unterschreibt den Brief mit. Wie kann er denn im Brief von sich als „Herr Schlüter“ reden? Niemand sollte von sich in der dritten Person reden. Das hat Ludwig XIV. vielleicht noch getan.
- Überflüssig zu sagen, was in dem vorletzten Satz alles nicht stimmt.
- Rückfragen gibt es nicht und dass Sie nicht Tag und Nacht zur Verfügung stehen, versteht sich von selbst.
Besser so:
Sehr geehrte Frau Meyer,
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Treffen genommen haben.
Ich hoffe, das Mittagessen war nach Ihrem Geschmack und dass wir uns dieses Jahr noch einmal zu einemGespräch treffen können.
Auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit!
Mit freundlichen Grüßen nach München
Oder:
Sehr geehrter Herr Liebfeld,
trotz Ihres doch sicherlich recht vollen Terminkalenders haben Sie sich Zeit für mich genommen – dafür herzlichen Dank!
Unser Gespräch über das Produkt xsz und die damit verbundenen Probleme werde ich klären und Sie über den Stand informieren. Ich hoffe, dass wir Sie schnell wieder in einen zufriedenen Kunden „umwandeln“ können.
Ich freue mich darauf, Sie bald wieder zu sehen.
Wie schnell sollten Sie reagieren?
Der Mitarbeiter oder Ihr Chef, der das Unternehmen besucht hat, sollte binnen zwei Tagen ein kurzes Dankechön verschicken. Wenn Sie das Dankschreiben nicht gleich verschicken, erwähnen Sie kurz den Grund oder lassen sich einen guten Grund einfallen, warum die paar Zeilen etwas länger gedauert haben.
Sehr geehrter Herr Wolter,
gleich nach unserem Treffen am 21. August wollte ich mich bei Ihnen bedanken, dass Sie in Ihrem Terminkalender Platz für mich gemacht haben. Es blieb leider bei dem guten Vorsatz, denn ich „durfte“ auf eine kurzfristig angesetzte Geschäftsreise.
Ich werde es wieder gutmachen, indem ich Ihnen gleich Terminvorschläge für Ihren Besuch in unserem Unternehmen mache: Wie sieht es bei Ihnen am 18. oder 19. September aus?
Bis bald und viele Grüße nach Berlin