Die E-Mail-Bearbeitung kostet Zeit: das Formulieren, Versenden, Empfangen, Lesen, Ablegen etc. Häufig schicken Mitarbeiter E-Mails hin und her, statt einmal klärend und schneller zum Telefonhörer zu greifen. Das Unternehmen Atos fand heraus, dass Manager bis zu 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails verbringen. Somit verwenden auch Sie mehr Zeit für E-Mails, weil Ihr Vorgesetzter einen Teil seiner E-Mails an Sie auslagert.
E-Mails sollen durch Alternativen ersetzt werden
Dem begegnet die Firma Atos mit ihrem Projekt „Zero E-Mail“. Das Ziel: Der interne Einsatz von E-Mails soll innerhalb von drei Jahren weitestgehend durch eine Reihe bereits bekannter Alternativen ersetzt werden.
Und was sind das für Ersatzprodukte?
- Gemeinsame Plattformen für Dokumentenablage und -bearbeitung, auf die alle jederzeit zugreifen können. Eine solche Plattform macht einen Teil des Dokumententransfers per E-Mail überflüssig.
- Instant Messaging. Hierbei handelt es sich um ein internes Netzwerk zur Nachrichtenübermittlung ohne Zeitverzögerung. Die Teilnehmer sehen anhand einer Kontaktliste, ob der andere zu einem „Gespräch“ bereit ist.
- Telefonieren über Computernetzwerke wie IP-Telefonie (Internet-Protokoll-Telefonie). Durch IP-Telefonie lassen sich Telefonkosten reduzieren, die anfallen würden, wenn statt E-Mail-Verkehr vermehrt telefoniert würde.
Folgen:
- Ein Mitarbeiter der Personalabteilung bekam durch ein Posting im firmeneigenen Netzwerk innerhalb von 24 Stunden eine Liste mit Ansprechpartnern. Dafür hätte er mit einer aufwendigen Recherche wesentlich mehr Arbeitszeit benötigt.
- Ein Service-Techniker erhielt von einem Experten einer ausländischen Niederlassung Hilfe für ein Problem. Für die Lösung hätte er selbst langwierig nach einem Lösungsweg suchen müssen.
Atos ist fest davon überzeugt, dass E-Mails schon bald zu den historischen Kommunikationsmitteln, wie zum Beispiel dem Fax, gehören. Die Zahl der internen E-Mails ist bei Atos heute bereit massiv zurückgegangen.
Fazit - Die E-Mail kann durch solche Alternativen ersetzt werden
Es gibt Alternativen, dem Zeitfresser E-Mail zu begegnen. Greifen Sie das Thema in Ihrem nächsten Meeting mit Ihrem Chef auf, denn zeitsparende Alternativen sind für jedes Unternehmen sehr interessant.
25 % der Arbeitszeit mit dem Bearbeiten von E-Mails zu verbringen, ist eindeutig kontraproduktiv und lähmt andere wichtige Arbeitsprozesse, wie Forschung und Entwicklung neuer Produkte und Verfahren!Ein lohnendes Projekt, von dem auch Ihr Unternehmen profitieren kann!
Vielleicht sind die Wege, die Atos gefunden hat, auch in Ihrem Büro umsetzbar? Einfach und schnell umsetzbar sind aber sicher die Aufforderungen an alle Mitarbeiter,
- bei komplexeren Themen lieber zum Telefonhörer zu greifen, als ständig E-Mails hin- und herzusenden,
- sich vor dem Versand einer E-Mail Gedanken über den Verteiler zu machen; oft werden E-Mails an „Gott und die Welt“ geschickt,
- die Gemeinschafts-Ordner auf Laufwerken wirklich zu nutzen, um Kollegen dort Informationen abzulegen, statt sie zu mailen.