Gehören E-Mails bald der Vergangenheit an?


Die E-Mail-Bearbeitung kostet Zeit: das Formulieren, Versenden, Empfangen, Lesen, Ablegen etc. Häufig schicken Mitarbeiter E-Mails hin und her, statt einmal klärend und schneller zum Telefonhörer zu greifen. Das Unternehmen Atos fand heraus, dass Manager bis zu 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails verbringen. Somit verwenden auch Sie mehr Zeit für E-Mails, weil Ihr Vorgesetzter einen Teil seiner E-Mails an Sie auslagert. 

 

Das Projekt „Zero-E-Mail“ 

Dem begegnet die Firma Atos mit ihrem Projekt „Zero E-Mail“. Das Ziel: Der interne Einsatz von E-Mails soll innerhalb von drei Jahren weitestgehend durch eine Reihe bereits bekannter Alternativen ersetzt werden. 

 

Unter anderem nutzt Atos folgende Hilfsmittel: 

1.Gemeinsame Plattformen für Dokumentenablage und -bearbeitung, auf die alle jederzeit zugreifen können. Eine solche Plattform macht einen Teil des Dokumententransfers per E-Mail überflüssig.

2.Instant Messaging. Hierbei handelt es sich um ein internes Netzwerk zur Nachrichtenübermittlung ohne Zeitverzögerung. Die Teilnehmer sehen anhand einer Kontaktliste, ob der andere zu einem „Gespräch“ bereit ist. 

3. Telefonieren über Computernetzwerke wie IP-Telefonie (Internet-Protokoll-Telefonie). Durch IP-Telefonie lassen sich Telefonkosten reduzieren, die anfallen würden, wenn statt E-Mail-Verkehr vermehrt telefoniert würde. 

Atos rechnet damit, E-Mails schon bald in die Liste der historischen Kommunikationsmittel einzureihen. Die Zahl der internen E-Mails ist bei Atos bereits heute massiv zurückgegangen. 

 

Fazit: Es gibt Alternativen, dem Zeitfresser E-Mail zu begegnen. Vielleicht sind die Wege, die Atos gefunden hat, auch in Ihrem Büro umsetzbar? Einfach und schnell umsetzbar sind aber sicher die Aufforderungen an alle Mitarbeiter,

  • bei komplexeren Themen lieber zum Telefonhörer zu greifen, als ständig E-Mails hin- und herzusenden,

  • sich vor dem Versand einer E-Mail Gedanken über den Verteiler zu machen; oft werden E-Mails an „Gott und die Welt“ geschickt,

  • die Gemeinschafts-Ordner auf Laufwerken wirklich zu nutzen, um Kollegen dort Informationen abzulegen, statt sie zu mailen.