Ihr Unternehmen kann intern noch so gut organisiert sein, es ist dennoch abhängig von einem Netzwerk von Lieferanten und Dienstleistern. Unternehmen wollen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und alle sonstigen Aufgaben an andere Firmen delegieren. Dieses "Outsourcing" wird als Heilmittel bei der Reduzierung von Personal und Kosten eingesetzt.
Aber diese Arznei hat auch ihre Risiken und Nebenwirkungen. Unternehmen werden immer abhängiger von ihren Lieferanten und Dienstleistern. Es ist daher wichtig, dieses Netz von Beziehungen zu Zulieferern, Speditionen, Druckereien, Beratern, IT-Experten, Reinigungsfirmen usw. zu hegen und zu pflegen. Es ist aber manchmal unerlässlich, mit Hilfe eines Erinnerungsschreibens Klartext zu reden und zu schreiben, wenn sich in diese Geschäftsbeziehungen Nachlässigkeit, Unzuverlässigkeit und Gleichgültigkeit einschleichen.
Dank eines Erinnerungsschreibens müssen Sie Ihr Pulver nichts auf einmal verschießen
Viele Kleinigkeiten lassen sich mit einem kurzen Telefonat oder einer E-Mail regeln. Hüten Sie sich vor unnötig übertriebenen Reaktionen! Bleiben Sie auf dieser untersten Alarmstufe, um persönlich etwas nachzufragen oder an etwas zu erinnern. Die höchste Stufe dieses Alarmsystems sind offizielle Mahnungen, Kündigungen oder Reklamationen mit Schadensersatzforderungen. Hier reicht ein Anruf oder ein freundliches Erinnerungsschreiben nicht mehr. Jetzt geht es um fristgerechte Zustellung in der rechtsverbindlich vorgeschriebenen Form, um klare Forderungen und Festlegung von Zahlungsfristen.
Die Erinnerungsschreiben des SekretärinnenBriefeManagers, die Sie im Kapitel E800 "Erinnerungen an Lieferanten und Dienstleister" finden, sind für die in der Praxis oft notwendige Zwischenstufe gedacht.
So formulieren Sie Ihr Erinnerungsschreiben richtig
Sie müssen in einem solchen Erinnerungsschreiben die Fakten benennen. Was wurde wann nicht erledigt? Welcher Schaden ist zu erwarten, wenn die Leistung nicht rechtzeitig erbracht wird? Aber neben der Aufzählung von Fakten und ihren Konsequenzen muss in Ihrem Erinnerungsschreiben auch die Stimmung spürbar sein: "Wir sind unzufrieden mit Ihren Leistungen. Es geht für uns um ein wichtiges Projekt. Wir sind an einer weiteren Zusammenarbeit nur interessiert, wenn Ihr Verhalten sich ändert."
So sollte Ihr Erinnerungsschreiben nicht lauten:
Wir haben die Lieferung der bestellten Waren am Dienstag erwartet. Wann kommen sie denn nun?
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Das ist für ein Erinnerungsschreiben zu vage. Sie schleichen wie die Katze um den heißen Brei. Sie vermitteln mit dieser zu unklaren und harmlosen Variante folgende Botschaft: "Am Dienstag wäre schön gewesen, aber wenn Sie später liefern, ist das auch in Ordnung."
Sorgen Sie für einen einfachen, klaren Aufbau Ihres Erinnerungsschreibens
Bei einem Erinnerungsschreiben können Sie sich an folgendem Schema orientieren: Sie beschreiben zuerst die Fakten, dann möglichst konkret die Folgen von Verzögerungen. Gleichzeitig vermitteln Sie ein Bild von der "Stimmung", die dieses Warten auslöst. Sie schließen Ihr Erinnerungsschreiben mit einer klar definierten Forderung.
| Fakten | Konkrete Folgen - Stimmungsbild | Forderung - Appell |
| Die Lieferung der Kataloge war für den 16. Juni vereinbart. | Keine Kataloge am Messestand - blamable Situation für das Unternehmen | Kataloge müssen unter allen Umständen noch vor Messebeginn ge- liefert werden |
| Es wurde mehrmals an die Reparatur des Kopierers erinnert, aber es ist nichts geschehen. | Zeitverlust, Störung von Arbeitsabläufen, Frustration der Mitarbeiter, Gefühl, Bittsteller zu sein | Reparatur, Wartung muss möglichst unmittelbar nach Anruf erledigt werden |
| Bestellungen über Homepage bereiten Kunden Probleme, weil sie keine automa- tische Rückmeldung erhalten, ob die Bestel- lung angekommen ist. | Unternehmen verliert Bestellungen, amateur- hafter Auftritt im Internet schädigt Ruf des Unternehmens | Sofortige Installation eines verbesserten Bestellmoduls |
Jeder aufmerksame Leser wird zwischen den Zeilen erkennen, dass Konsequenzen wie Stornierung, Kündigung, Schadensersatzforderungen in der Luft liegen, wenn nichts geschieht. Aber auf dieser Stufe der Erinnerungsschreiben sollten Sie Ihre Munition noch nicht verschießen. Bewahren Sie diese für den Fall auf, dass tatsächlich das Kriegsbeil ausgegraben werden muss.
Wie Sie schon bald mit Ihren Geschäftspartnern wieder an einem Tisch zusammen sitzen und ganz fröhlich und vertrauensvoll die Friedenspfeife rauchen, lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel E800 "Erinnerungen an Lieferanten und Dienstleister".