Ist es Ihnen auch schon passiert, dass ein Geschäftspartner oder Kollege Sie angerufen hat, um zu fragen, ob Sie seine E-Mail erhalten haben, die er vor einer Stunde gesendet hat? Das E-Mail-Tempo wird rasanter. Von Ihnen als Sekretärin wird heute erwartet, dass Sie eine eingetroffene E-Mail sofort lesen und beantworten.
Doch wenn Sie auf jede Nachricht spontan reagieren, bringt das Ihre Prioritäten durcheinander. Also, was tun? Wie schnell sollten Sie wirklich reagieren?
Office Korrespondenz aktuell empfiehlt:
Lassen Sie sich nicht minütlich von Ihrer Arbeit ablenken, um Ihren Posteingang zu prüfen. Das Pop-up-Fenster, das Ihnen zeigt, dass eine neue E-Mail da ist, schalten Sie am besten ab, wenn Sie für solche Störungen sehr empfänglich sind.
Alternativ: Sie behalten das Pop-up- Fenster und disziplinieren sich, nur bei dringend erscheinenden E-Mails den vollständigen Text zu lesen und schnell zu antworten.
Generell gilt:
Es ist nicht unhöflich, wenn Sie Ihre E-Mails nur jede Stunde kontrollieren und jemanden kurz warten lassen. Widerstehen Sie dem Drang, Ihre Arbeit ständig zu unterbrechen, um Kunden und Mitarbeitern umgehend Antworten zu liefern.
Umgekehrt gilt: Räumen Sie den Empfängern Ihrer E-Mails den gleichen Spielraum ein und greifen Sie bei zeitkritischen Fragen doch lieber zum Telefonhörer.