Bei der heutigen E-Mail-Flut ist es kein Wunder, dass E-Mails im Hauruck-
Verfahren verschickt und beantwortet werden. Leider bleiben da manchmal die Formalien auf der Strecke, die für die Geschäftskorrespondenz gelten. Lesen Sie hier die Empfehlungen des Sekretärinnen-Handbuchs für E-Mail-Antworten, damit Sie auch in diesem Bereich Ihren gewohnt professionellen Eindruck hinterlassen.
Die ursprüngliche E-Mail gehört zur E-Mail-Antwort dazu
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, ist es unabdingbar, dass die E-Mail, auf die Sie antworten, in Ihrer E-Mail-Antwort enthalten ist. Ansonsten weiß der Empfänger womöglich gar nicht, worauf genau Sie sich mit Ihrer E-Mail beziehen. Das ist vor allen Dingen dann der Fall, wenn mehrere E-Mails hin- und hergeschickt wurden.
„AW“ oder „Re“: Kürzen Sie die „AWs“ aus dem Betreff Ihrer E-Mail-Antwort heraus
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, erscheint im Betreff – je nach Programm – immer das Kürzel „AW“ oder „Re“. Je häufiger Sie und Ihr Korrespondenzpartner hin- und hermailen, desto länger wird die „AW-Liste“. Häufig ändert sich im Laufe des Schriftverkehrs das Thema der E-Mails. Deshalb: Löschen Sie die „AWs“ aus dem Betreff Ihrer E-Mail-Antwort, bevor Sie zum zweiten Mal antworten. Achten Sie darauf, dass der Betreff Ihrer E-Mail auch nach längerer Kommunikation noch aktuell ist. Hat sich der Betreff längst überholt, ändern Sie ihn.
Alte E-Mails mit neuem Thema beantworten
Manchmal pickt man sich eine alte E-Mail eines Ansprechpartners heraus, um diesem zu schreiben. Nur: Man schreibt ihm etwas zu einem neuen Thema, ohne den alten Betreff oder den alten Text herauszulöschen. Das ist unhöflich und verwirrend. Achten Sie immer auf einen aktuellen, textrelevanten Betreff und löschen Sie veralteten oder nicht zum Thema gehörenden Text.
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