"Hiermit bestätige ich Ihnen den soeben vereinbarten Termin ..." oder "Wie soeben telefonisch besprochen findet das vereinbarte Gespräch am ... statt" - das sind die Renner wenn es um das Thema Terminbestätigung geht. Nur wirkt Ihre Korrespondenz damit antiquiert und langweilig.
Warum Sie eine Terminbestätigung überhaupt schriftlich machen sollten
In den meisten Fällen werden Termine telefonisch vereinbart. Gerade an einem stressigen Tag in Ihrem Sekretariat könnten dabei die kuriosesten Dinge passieren: Da wird die Uhrzeit vom Gesprächspartner falsch verstanden - aus 17 Uhr wird 7 Uhr - oder Sie vereinbaren gleich mehrere Termine hintereinander und vertauschen die Namen und Uhrzeiten.
Schlimmstenfalls warten Sie sogar vergebens auf einen Besucher, weil Sie sich nicht mehr genau an die vereinbarten Daten erinnern können oder den Termin nicht richtig in Ihrem Kalender eingetragen haben. Oder die handschriftliche Telefonnotiz verschwindet unauffindbar.
Aus diesen Gründen ist eine schriftliche Terminbestätigung hilfreich. So kann der Empfänger nach Erhalt Ihrer E-Mail oder Ihres Briefes noch umgehend reagieren und ein Missverständnis direkt mit Ihnen klären oder Sie können selbst noch einmal in Ihrem PC nachsehen, wann der Termin stattfinden sollte.
Das gehört in die optimale Terminbestätigung
Gerade bei Briefen und E-Mails, die zur Routinearbeit gehören, läuft man Gefahr, etwas zu vergessen, weil diesen Kleinigkeiten wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird.
In DerSekretärinnenBriefeManager finden Sie die wichtigsten Bausteine für Ihre Terminbestätigung - Einstieg, Mittelteil und Ausstieg - mit schönen Formulierungsvorschlägen.
Achten Sie bei Ihrer Terminbestätigung auf einen gelungenen Einstieg
Beginnen Sie den Text mit Worten der persönlichen Anerkennung. Bedanken Sie sich beim Empfänger und teilen Sie ihm Ihre Freude über die Termineinigung oder das Vertrauen, das er Ihrem Unternehmen entgegenbringt, mit. Verzichten Sie auf die üblichen Floskeln! Ein Schreiben, das mit einer Standardfloskel beginnt, wird oft nicht mehr so aufmerksam gelesen. Wenn Sie wollen, dass der Empfänger die Details aufmerksam prüft, beginnen Sie mit kurzen aussagekräftigen Sätzen.
Das sollte der Mittelteil Ihrer Terminbestätigung enthalten
In den Mittelteil gehören immer alle Informationen zum Termin selbst. Schreiben Sie an dieser Stelle, an welchem Datum der Termin stattfindet. Geben Sie den Wochentag sicherheitshalber mit an. Einigen Menschen fällt erst ein, dass sie keine Zeit haben, wenn sie lesen, dass der Termin beispielsweise an einem Donnerstag stattfindet.
Informieren Sie auch über Uhrzeit, geplante Gesprächsdauer und Ort des Treffens. Ist Ihnen der Terminablauf bekannt, dann teilen Sie ihn dem Empfänger mit. Eine Wegbeschreibung erleichtert dem Besucher die Fahrt zu Ihnen. Fragen Sie Ihren Chef, ob der Besucher zum Essen eingeladen werden soll.
Der gelungene Schluss - Das Tüpfelchen auf dem i Ihrer Terminbestätigung
Beenden Sie Ihre Terminbestätigung so freundlich und individuell, wie Sie sie begonnen haben. Sie können Ihre Durchwahl angeben, um bei Fragen direkt behilflich sein zu können. Oder Sie teilen dem Empfänger mit, welche Dinge im Vorfeld erledigt werden müssen oder zum Termin mitgebracht werden sollten.
Die 84 besten Formulierungen für Ihre Terminbestätigung per Brief oder E-Mail liefert Ihnen Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel T325 "Terminbestätigung, Formulierungen".