1. Für E-Mails gilt derselbe Qualitätsanspruch wie für Briefe.
Nur weil eine E-Mail den Empfänger schneller erreicht als ein Brief, heißt das nicht, dass Sie auch bei der Erstellung der elektronischen Nachricht schneller und damit weniger sorgfältig sein sollen. Beachten Sie auch bei Ihren E-Mails alle Regeln, die für jeden Geschäftsbrief gelten.
2. Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.
Wie viele E-Mails erhalten Sie am Tag? 20, 30? Das geht noch. Einige erhalten über 100 E-Mails. Da muss der Betreff aussagekräftig sein, sonst besteht die Gefahr, dass die Nachricht ungelesen in den Papierkorb wandert. Größter Fauxpas: Ihre E-Mail hat gar keinen Betreff. Passen Sie den Betreff an, wenn sich Inhalte verändern oder neue hinzukommen. So wird aus dem Betreff „Terminvorschläge“ beispielsweise dann „Terminbestätigung 20. September 20..“.
3. Keine Emoticons in Business-E-Mails!
Was in privaten E-Mails erlaubt ist, gilt noch lange nicht für geschäftliche. Peppen Sie Ihre privaten E-Mails ruhig mit Smileys auf – aber bitte verzichten Sie darauf in Geschäfts-E-Mails. Smileys sind ein Gag und haben deshalb nichts in Business-E-Mails zu suchen.
4. Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie verständlich.
Reden Sie nicht drumherum, sondern kommen Sie auf den Punkt. Füllwörter, endlos lange Sätze und Floskeln haben in elektronischen Nachrichten nichts zu suchen. Sie schreiben E-Mails, weil es schnell gehen soll. Genauso schnell sollte der Empfänger Ihre Nachricht lesen können. Auch für E-Mails gilt, dass sie übersichtlich gestaltet sein sollten.
5. Machen Sie zirka alle fünf Zeilen eine Absatzschaltung.
Damit erleichtern Sie dem Empfänger die Lektüre. Machen Sie nicht alle Empfängernamen sichtbar. Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, achten Sie darauf, dass nicht alle Adressaten zu sehen sind, wenn der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt sein soll. Das bedeutet, dass die Adressen weder im Feld „An“ noch im Feld „Cc“ auftauchen dürfen. Packen Sie alle Adressen in „Bcc“ (Blind Carbon Copy), dann kann niemand sehen, wer die E-Mail noch alles erhalten hat. Ihre eigene E-Mail-Adresse tragen Sie in „An“ ein. Beachten Sie: Mit der Funktion „Antwort an alle“ wird die Antwort nur an die sichtbaren Empfänger gesendet.
6. Vermeiden Sie eine Inflation der Prioritäten.
In Outlook haben Sie die Möglichkeit, ein Ausrufezeichen mit Ihrer E-Mail zu verschicken. Sie signalisieren damit dem Empfänger, dass es sich um eine besonders dringende Nachricht handelt. Wenn dem nicht so ist, verzichten Sie bitte darauf. Verwenden Sie das Ausrufezeichen nur für wirklich dringende E-Mails.
7. Die Signatur ist ein Muss!
Zu einer Geschäfts-E-Mail gehört, dass Sie an deren Ende Ihre vollständigen Kontaktdaten nennen: Name, Position, Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Homepage. Um rechtlich immer auf Nummer sicher zu gehen, gehören die Pflichtangaben, wie Sie sie von normalen Geschäftsbriefen kennen, mit in die Signatur, zum Beispiel die Handelsregister-Nummer und der Name des Geschäftsführers.
8. Nicht alles kleinschreiben.
Immer mal wieder tauchen E-Mails auf, in denen jedes Wort kleingeschrieben ist. Die deutsche Sprache unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Und die Regeln dafür werden in E-Mails nicht ungültig. Also schreiben Sie nach den Regeln der neuen deutschen Rechtschreibung. Mit der Taste F7 schalten Sie unter Outlook die Rechtschreibprüfung ein.
9. Reagieren Sie schnell!
Wer sich für die Kommunikation per E-Mail entschieden hat, rechnet mit einer schnellen Antwort. Deshalb gilt: Versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, zumindest mit einem kurzen Zwischenbescheid, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern werden.
10. Verwenden Sie die Funktion „Lesebestätigung anfordern“ nur in besonderen Fällen.
Wenn Sie diese Funktion für jede E-Mail automatisch eingestellt haben, wird der Empfänger die Frage, ob eine Bestätigung gesendet werden soll, irgendwann genervt ablehnen. Dann erhalten Sie auch keine Bestätigung, wenn es einmal wichtig ist.