Das empfehlen Leserinnen:
„Sämtliche Korrespondenz für meinen Chef erledige ich selbstständig“, berichtet uns Ulrike K. „Dieses selbstständige Formulieren macht mir viel Spaß, und in den wenigsten Fällen hat mein Chef etwas zu beanstanden, wenn er den Brief gegenliest. Nur in einem Bereich ist er besonders pingelig: Er besteht darauf, dass die Briefe nicht zu lang werden.
‚Nie länger als eine Seite!’,
heißt sein Grundsatz. Seine Begründung: ‚Die wenigsten Geschäftsleute haben genug Zeit, sich durch endlose Korrespondenz zu wühlen. Bei langen Texten bauen viele Leser innerlich eine Barriere dagegen auf. Diese Barriere überträgt sich dann unter Umständen auf den Inhalt, der weniger wohlwollend aufgenommen wird.’ Und dann schließt er meistens das folgende Zitat an:
Kürze erfordert immer mehr Mühe als Weitschweifigkeit.
(Charles Pierre Baudelaire)
Die Überzeugung meines Chefs habe ich übernommen:
Es ist psychologisch geschickter, kurze Briefe zu schreiben, die möglichst eine Seite nicht überschreiten. Allerdings: Nicht immer ist es möglich, mich auf eine einzige Seite zu beschränken.
So gehe ich vor, wenn mein Brief oder ein Bericht doch einmal länger als eine Seite werden muss:
Ich gliedere meinen Text durch Absatzüberschriften. Jedes neue Thema bekommt eine eigene Überschrift. Ich formuliere diese Überschrift wie die Betreffzeile eines Briefes und hebe Sie deutlich hervor durch die Schriftgröße, durch Fettdruck, durch Farbdruck oder Zentrieren. Dabei achte ich darauf, dass ich mich auf eine, maximal zwei Hervorhebungsarten beschränke, sonst wird das Schriftbild zu unruhig.
Besonders leicht zu lesen:
Ich gestalte diese Absatzüberschriften so, dass sie für sich gelesen bereits einen sinnvollen Text ergeben; quasi die Kurzfassung meines Berichts. Diese Methode (Text-im-Text-System) habe ich auf einem Seminar gelernt. Allerdings erfordert dieses Strukturieren etwas Zeit: Ich sammle zunächst Schlagworte zu meinem Brief- oder Berichtthema. Daraus formuliere ich kurze Überschriften und achte darauf, dass sie im Zusammenhang gelesen bereits einen Text ergeben. Jetzt erst schreibe ich den Text zu jeder einzelnen Überschrift.“