Ihr Chef kommt von einem Gesprächstermin zurück. Er bittet Sie: "Bedanken Sie sich bei denen, schreiben Sie im Dankschreiben irgendwas - Sie wissen schon.""Nein", denken Sie, "ich weiß nicht. Was in aller Welt soll ich denen schreiben?" Ein vermeintlich harmloses, schnell geschriebenes Dankschreiben wird zum Problem, weil einem außer den altbekannten Floskeln partout nichts einfallen will.
Musterformulierungen für ein wirklich gelungenes Dankschreiben finden Sie im Newsletter Office Korrespondenz aktuell.
Muss ein Dankschreiben wirklich sein? Angenommen, Sie hatten ein paar Freunde zum Essen eingeladen und sich richtig Mühe gegeben. Alles war vom Feinsten. Einer Ihrer Freunde bedankt sich ein paar Tage später mit einem netten Dankschreiben bei Ihnen für den schönen Abend. Sie würden sich bestimmt freuen. Einen ähnlich guten Eindruck machen Sie, wenn Sie sich bei Ihrem Geschäftspartner für etwas bedanken, und sei es nur "für den freundlichen Empfang" - natürlich etwas schöner formuliert.
Heben Sie sich mit unseren Beispielbriefen von der Masse ab und signalisieren Sie Ihrem Partner (oder Kunden) so, dass er für Sie eine wichtige Rolle spielt. Zeigen Sie Ihrem Geschäftspartner, dass Ihnen das letzte Gespräch oder die Produktpräsentation bei ihm gut gefallen hat. Diese Dankschreiben nach einem Geschäftstreffen sollten zum guten Stil Ihres Unternehmens gehören.
So sollte Ihr Dankschreiben nicht aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
an dieser Stelle möchten wir uns noch einmal recht herzlich für den freundlichen Empfang unseres Herrn Schlüter bedanken.
In der Anlage übersenden wir Ihnen wie besprochen das von Ihnen gewünschte Angebot. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Langweilig AG
Gerd Beimer Michael Schlüter
Der Klassiker unter den schlechten Dankschreiben
- Sie "möchten"? Oder tun Sie es wirklich? Die bekannte Standardformulierung - nicht nur für Dankschreiben. Außerdem: Er ist doch nicht nur empfangen worden, oder?
- "Unseres"? Er ist doch nicht Ihr Herr Schlüter. Wenn schon, dann ist es Ihr Mitarbeiter Herr Schlüter.
- Pikant: Herr Schlüter unterschreibt das Dankschreiben mit. Wie kann er denn im Dankschreiben von sich als "Herr Schlüter" reden? Niemand sollte von sich in der dritten Person reden. Das hat Ludwig XIV. vielleicht noch getan.
- Überflüssig zu sagen, was in dem vorletzten Satz des Dankschreiben alles nicht stimmt.
- "Rückfragen" gibt es nicht und dass Sie nicht Tag und Nacht zur Verfügung stehen, versteht sich von selbst.
Office Korrespondenz aktuell - Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz
Innerhalb welcher Frist sollten Sie das Dankschreiben verschicken?
Der Mitarbeiter oder Ihr Chef, der das Unternehmen besucht hat, sollte binnen zwei Tagen ein kurzes Dankschreiben verschicken. Wenn Sie das Dankschreiben nicht gleich verschicken, erwähnen Sie kurz den Grund oder lassen sich einen guten Grund einfallen, warum die paar Zeilen etwas länger gedauert haben.