Wie sieht die Telefonkultur in Ihrem Unternehmen aus? Damit sich bei Ihnen auch alle Gesprächspartner am Telefon gut aufgehoben fühlen, sollten Sie und alle Mitarbeiter des Unternehmens sie mit freundlichem Service verwöhnen.
Diese Aufgabe können Sie als Sekretärin und Assistentin übernehmen:
Gehen Sie mit bestem Vorbild voran, sodass alle Mitarbeiter Ihre Telefonkultur miterleben können. Wenn Sie allerdings feststellen, dass der Telefonservice in Ihrem Unternehmen sehr zu wünschen übrig lässt, sollten Sie bei Ihrem Chef eine Schulung anregen oder folgende Details der Telefonkultur mit den betreffenden Mitarbeitern durchgehen.
1. Persönliche Ansprache.
Jeder Mitarbeiter sollte schon bei der Begrüßung durch Stimme und Tonfall Interesse an seinem Gesprächspartner signalisieren. Das vermittelt diesem das Gefühl, willkommen zu sein.
2. Schnelle Verbindung.
Nichts ist für Anrufer ärgerlicher, als mehrfach weiterverbunden zu werden. Hilfreich ist ein nach Alphabet und Abteilungen geordnetes Telefonverzeichnis, das ständig aktualisiert wird.
3. Ansprechpartner suchen.
Haben Sie Ihren Ansprechpartner erreicht, sollten Sie ihn vor der Übergabe kurz über das Anliegen des Kunden informieren. Dann muss dieser seine Geschichte nicht noch einmal erzählen. Können Sie keinen Ansprechpartner vermitteln, sollten Sie dem Kunden einen Rückruf anbieten und dafür sorgen, dass dieser auch stattfindet.