Es gibt eine ganze Reihe von Telefonfehlern, die Sie vermeiden sollten, wenn Ihnen professionelles Auftreten am Telefon wichtig ist. Hier finden Sie die am meisten gemachten Telefonfehler in der Übersicht:
Telefonfehler bei der Gesprächsannahme
- das Telefon zu lange klingeln lassen
- mehr als dreimal ist unhöflich
- Anrufer in der Leitung „verhungern“ lassen – er wartet länger als 30 Sekunden darauf, weiterverbunden zu werden
- verbinden, ohne zu sagen, mit wem
- nach dem dritten vergeblichen Anruf keinen Rückruf anbieten
Das Sekretärinnen-Handbuch liefert Ihnen in den Office-Tipps kurze und aktuelle Tipps und Informationen zu allen Sekretariatsbereichen.
Telefonfehler beim Anrufen
- Telefonat nicht vorbereiten
- sich nicht vollständig melden – mit Firmennamen und eigenem Namen
- sich keine oder zu wenige Notizen machen
Telefonfehler allgemeiner Art
- sich unvollständig melden
- sich unverständlich oder zu schnell melden
- zu schnell/zu langsam sprechen
- nuscheln – Silben verschlucken
- starken Dialekt sprechen
- zu laut/zu leise sprechen
- beim Gruß den Namen des Gesprächspartners nicht wiederholen
- Hörer aus der Hand legen, ohne den Gesprächspartner vorher zu informieren
- weiterverbinden, ohne den Gesprächspartner darüber zu informieren
- mit vollem Mund sprechen
Fehler während des Telefonats
- rauchen
- parallel am PC arbeiten (obwohl es für das Telefonat nicht erforderlich ist)
- Hintergrundgeräusche nicht abstellen bzw. verhindern zum Beispiel Musik oder laute Gespräche von Kollegen
- gleichzeitige Unterhaltung mit Kollegen
Profitipp: So bekämpfen Sie Ihre Telefonfehler
Es ist unbestritten schwierig, sich schlechte Angewohnheiten wieder abzugewöhnen, vor allen Dingen, wenn man sie seit Jahren praktiziert. Und mit guten Vorsätzen zum Jahreswechsel ist es meist nicht getan: Sie müssen sich immer wieder daran erinnern oder von anderen daran erinnert werden.
Helfen Sie sich selbst mit kleinen Zetteln, die Sie an Ihrem Telefon anbringen. Auf diese Zettel schreiben Sie, woran Sie beim nächsten Telefonat unbedingt denken wollen, was Sie in Zukunft besser machen möchten. Sie reden beispielsweise zu schnell? Dann steht auf Ihrem Zettel "Langsam!". Sie lächeln zu wenig? Dann notieren Sie "Lächeln!".
Das alles kann beispielsweise auf Ihrem Zettel stehen:
- Ausreden lassen!
- Bitte!
- Danke!
- Deutlich
- Hochdeutsch
- Kurz fassen
- Lächeln
- Langsam
- Mitschreiben
- Namen wiederholen
- Namen aufschreiben
- Notizen machen
- Schneller
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz
Vielleicht haben Sie sich irgendwann an diesen kleinen Zettel an Ihrem Telefon gewöhnt, und er fällt Ihnen gar nicht weiter auf. Dann ersetzen Sie ihn durch einen Zettel mit gleicher Aufschrift in einer anderen Farbe. Das wirkt Wunder! Sie werden ihn dann bestimmt wieder wahrnehmen und so an Ihren kleinen Telefonfehler erinnert.