Einige Anrufer machen es einem wirklich schwer: Sie möchten unbedingt den Chef sprechen. Dabei ist es Ihre Aufgabe, so viele Anrufe wie möglich selbst zu beantworten, statt sie zum Chef durchzustellen. Mit "Worum geht es" versuchen die Sekretärinnen dieser Welt ein paar dürftige Informationen aus den Anrufern herauszubekommen. Leider lautet die Antwort auf diese Frage häufig "Es ist privat" oder "Das müsste ich mit ihm selbst besprechen" oder . Da wird die Chefentlastungskompetenz einer jeden Sekretärin auf eine harte Probe gestellt.
Der Sekada-Daily-Tipp: Mit kleinen Varianten in der Formulierung wirken Sie am Telefon kompetenter und bekommen aus Ihren Anrufern ohne langes Hin und Her sofort heraus, worum es geht. Sie werden sehen, Sie können Ihrem Chef so ab sofort noch mehr Arbeit abnehmen.
So nicht:
"Worum geht es?"
Besser so:
"Sind Sie so freundlich und geben mir bitte ein Stichwort, worum es sich handelt?"
Erklärung: Bei "Worum geht es?" fühlt sich der Anrufende kontrolliert und rückt nur ungern mit der Information heraus. Formulieren Sie es deshalb etwas freundlicher, das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie überhaupt etwas erfahren.
Beachten Sie: Die schönste Frage nützt ohne Lächeln reichlich wenig. Seien Sie so freundlich wie möglich, wenn Sie den Anrufer nach seinem Anliegen fragen. Das unterstützt Ihre Souveränität.
So nicht:
"Das können Sie auch mit mir besprechen."
Besser so:
"Da bin ich Ihre richtige Ansprechpartnerin."
Erklärung: "Das können ..." hört sich nach einer Notlösung an, nicht so, als seien Sie die richtige Ansprechpartnerin. Wenn Sie es sind, dann formulieren Sie es anders.
So nicht:
"Kann ich Ihnen weiterhelfen?"
Besser so:
"Was kann ich für Sie tun?"
Oder:
"Was kann ich in der Zwischenzeit für Sie tun?"
Erklärung: Bei "Kann ich Ihnen weiterhelfen" handelt es sich um eine geschlossene Frage; diese ist somit nicht geeignet, wenn Sie Informationen erhalten wollen. Daher: Formulieren Sie möglichst offene Fragen, so erhalten Sie schneller eine brauchbare Antwort.