Gibt es irgendwelche Regeln, wen Sie wie mit wem zuerst verbinden? Und wenn ja, wie machen Sie es richtig? In der Tat ist es so, dass es eine ungeschriebene Hierarchie beim Durchstellen oder Vermitteln von Telefonaten gibt. Viele Vorgesetzte legen auf diese Rangfolge großen Wert.
Wenn Sie Kunden oder dem Vorgesetzten Ihres Chefs nicht auf die Füße treten möchten, müssen Sie sich wohl oder übel mit diesem komplizierten ungeschriebenen Gesetz vertraut machen. Über Sinn und Unsinn dieser „Regel“ wollen wir hier am besten nicht reden ...
1. Beispiel:
Ihr Chef möchte Herrn Groß, einen wichtigen Kunden, sprechen. Sie stellen die Verbindung her, die Sekretärin dort sagt: "Ich stelle durch." Sagen Sie, dass Sie parallel ebenfalls durchstellen, damit die beiden Herren sofort miteinander sprechen können und nicht erst der eine mit der Sekretärin des anderen.
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Alternativ, aber schlechter ist, dass Sie das Gespräch durchstellen und Ihr Chef zuerst noch mit der anderen Sekretärin sprechen muss. Denn die Zeit Ihres Chefs ist schließlich kostbar.
2. Beispiel:
Ihr Chef möchte seinen Vorgesetzten anrufen. Sie stellen die Verbindung her, dessen Sekretärin sagt in diesem Fall: "Bitte stellen Sie zuerst durch." Sie stellen das Gespräch zu Ihrem Chef durch, und der muss damit leben, dass er noch die Sekretärin seines Vorgesetzten am Apparat hat – so ist das. Wenn sich die andere Sekretärin darauf einlässt und Sie hundertprozentig wissen, dass Ihr Chef an seinem Platz ist und nicht telefoniert, einigen Sie sich auch in diesem Fall darauf, parallel zu verbinden.
3. Beispiel
Die Sekretärin eines Mitarbeiters ruft an. Herr Peters möchte Ihren Chef sprechen. Sagen Sie: "Bitte stellen Sie durch." Sie sprechen in diesem Fall zuerst mit dem Mitarbeiter und stellen auf gar keinen Fall dessen Sekretärin zu Ihrem Chef durch. Wenn Sie mögen, können Sie auch hier versuchen, parallel mit Ihrer Kollegin durchzustellen, falls Sie sichergehen können, dass der Mitarbeiter an seinem Platz und damit auch sofort in der Leitung sein wird. Wenn Sie lieber auf Nummer sicher gehen wollen, weil zum Beispiel Ihr Chef bei kleinen Pannen sehr empfindlich reagiert, nehmen Sie zuerst das Gespräch entgegen und stellen Herrn Peters dann durch, zumal der Chef wissen wollen wird, was Herr Peters möchte. Das sollten Sie ihm dann sagen können.
Das meint Das Sekretärinnen-Handbuch dazu: Jammerschade, dass Führungskräfte Energie für solche Lappalien verschwenden. Wir empfehlen den Herren: Direkte Aktion und selbst zum Hörer greifen!