Sicher, Sie können Telefongespräche nicht immer planen, weil Sie auch Anrufe für Ihren Chef entgegennehmen oder spontan einen Anruf für ihn erledigen müssen. Trotzdem bleiben noch unzählige interne und externe Telefonpartner, mit denen Sie unabhängig von Ihrem Chef telefonieren müssen. Auf deren Telefonverhalten können Sie mit der Zeit Einfluss nehmen, z. B. so:
Lassen Sie die anderen wissen, dass Sie zu bestimmten Tageszeiten für Anrufer am besten erreichbar sind – z. B. in den eher müden Tagesphasen wie nach dem Mittagessen. Wenn Sie immer wieder sagen, dass Sie in diesen Zeiten am ruhigsten telefonieren können, werden sich die Anrufer mit der Zeit danach richten.
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Statt eines Rückrufs: Senden Sie eine E-Mail oder ein Fax. So können Sie Botschaften übermitteln, ohne sich auf lange Telefongespräche einzulassen. Alternative: Rufen Sie zurück, wenn der Anrufer mit Sicherheit nicht erreichbar ist (etwa während der Mittagspause), und sprechen Sie auf die Mailbox oder lassen Sie ihm Ihre Botschaft ausrichten.
Wählen Sie die richtige Situation. So zwingen Sie sich selbst dazu, sich am Telefon kurzzufassen. Erwidern Sie Anrufe dann, wenn die Umstände es erfordern, dass Sie die Angelegenheit schnell auf den Punkt bringen müssen, etwa weil Sie einen Termin haben oder in einer Besprechung erwartet werden.