Eigentlich müsste das Stichwort "Rückruf-Termine" lauten, denn ein Rückruf ohne eine Form der Terminvereinbarung kann eine langwierige und lästige Sache werden.
Damit Sie weniger Zeit als bisher damit verbringen, jemand anderen ans Telefon zu bekommen, dem Sie schon seit längerer Zeit hinterhertelefonieren, beachten Sie die folgenden "Rückruf-Regeln":
Vermeiden Sie pauschale Aussagen wie "Bitten Sie ihn, mich zurückzurufen". Sie können davon ausgehen, dass der Rückruf in 50 Prozent der Fälle genau dann stattfindet, wenn Sie nicht zu erreichen sind.
Vermeiden Sie auch Formulierungen wie "Dann rufe ich später noch einmal an". Wer sagt Ihnen, dass Sie mit Ihrem Rückruf dann erfolgreicher sein werden?
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Nehmen Sie lieber folgende Formulierungen, wenn Sie einen Rückruf vereinbaren wollen:
- Wann kann ich ihn am besten erreichen?
- Richten Sie ihm bitte aus, dass ich angerufen habe. Er hatte auf meinen Anruf gewartet; es geht um ... Ich bin ab 13 Uhr wieder zu erreichen.
- Können wir bitte einen festen Termin vereinbaren, wenn ich wieder anrufen soll, damit ich ihn ganz sicher erreiche?
Notieren Sie den vereinbarten Termin oder die Ihnen für den Rückruf in Aussicht gestellte Zeit, zu der der gewünschte Gesprächspartner am besten zu erreichen ist.