Mit einer inhaltlich durchdachten und freundlichen Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter sichern Sie Ihrem Chef und Unternehmen nicht nur Geschäftskontakte, sondern sorgen zugleich für ein positives Image und ein Stück Unternehmenskultur.
Die folgenden 3 Regeln für einen Anrufbeantwortertext, die ich in Assistenz & Sekretariat inside gefunden habe, unterstützen Sie dabei, Ihre Ansage so zu formulieren, dass Sie auch verwertbare Nachrichten erhalten.
Anrufbeantworter-Regel 1:
Formulieren Sie die Ansage für Ihren Anrufbeantworter zunächst schriftlich
Lesen Sie Ihre Ansage für Ihren Anrufbeantworter einer Kollegin oder Ihrem Chef vor. Sie bzw. er hören die Ansage sozusagen als erster Kunde und können Ihnen vielleicht noch Tipps geben. Bevor Sie den Text aufsprechen, nehmen Sie die nötigen Änderungen vor.
Die vorherige schriftliche Formulierung bringt 4 Vorteile:
- Sie können in Ruhe an der Aussage eines Anrufbeantwortertextes feilen und vergessen nichts Wichtiges.
- Bei einer späteren Änderung, beispielsweise von Uhrzeiten, müssen Sie nicht alles neu formulieren, sondern ändern lediglich die entsprechenden Details.
- Einmal fertig gestellt, haben Sie für alle wiederkehrenden Situationen (zum Beispiel Urlaub, Weihnachten, Neujahrsgruß, Abwesenheit wegen Betriebsausflug) sofort einen Basistext für Ihren Anrufbeantworter zur Hand.
- Wenn Ihr Gerät eine begrenzte Ansagedauer hat, können Sie beim Sprechtest mithilfe einer Uhr von vornherein feststellen, ob Ihr Anrufbeantwortertext zu lang ist. Aber Vorsicht: Sprechen Sie nicht zu schnell, um auch möglichst viele Informationen unterzubringen.
Anrufbeantworter-Regel 2:
Rechnen Sie grundsätzlich damit, dass Ihre Anrufer unkonzentriert oder überrascht sind, wenn sie den Anrufbeantworter am anderen Ende haben.
Selbst geübte Telefonierer haben mal einen schlechten Tag und vergessen, ihre Rückrufnummer auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Stellen Sie deshalb eine klare Handlungsanweisung in den Mittelpunkt Ihrer Ansage.
Einen Leitfaden für Ihre Anrufbeantworteransage finden Sie in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside.
Anrufbeantworter-Regel 3:
Halten Sie sich bei Ihrer Ansage an folgende Devise: Nennen Sie auf Ihrem Anrufbeantworter nur so viele Daten wie nötig und gestalten Sie diese so simpel wie möglich. Vereinfachen Sie unübersichtliche Geschäftszeiten. Nennen Sie möglichst halbe Stunden. Volle Stunden sind optimal.
Beispiel für eine Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter:
"Guten Tag, Sandmann GmbH & Co. KG. Das ist der Anrufbeantworter von Petra Klein. Herzlichen Dank für Ihren Anruf. Sie erreichen mich Montag bis Freitag von 9.30 bis 12.30 Uhr und von 14.00 bis 17.30 Uhr. Nennen Sie bitte nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Ich rufe Sie dann umgehend zurück."