Anrufbeantworter und Voicemail - Teil I


Sie sind nur kurz nicht am Platz? Sie sind für zwei Wochen verreist? Häufig muss ein Anrufbeantworter oder eine Voicemail herhalten. Mit dem heutigen Voicemail-Etikette-Tipp erhalten Sie die wichtigsten Empfehlungen für gelungene Ansagetexte.

Dürfen Sie einen Anrufbeantworter oder Ihre Voicemail überhaupt einschalten?

Es gibt Sekretärinnen, die nehmen ihr mobiles Telefon sogar mit zur Toilette. Ob das zu weit geht? Natürlich! Doch diese Damen sagen, ihr Chef verlange, dass das Sekretariat immer besetzt ist. Sie haben auch einen Chef der Dauerpräsenz von Ihnen verlangt?

Unser Tipp: Sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie seinen Wunsch verstehen, sie jedoch nicht bereit sind, Ihr Telefon mit zur Toilette zu nehmen oder auf Ihre Pausen zu verzichten. Lassen Sie sich nicht dermaßen vereinnahmen. Schalten Sie Ihr Telefon während Ihrer Abwesenheit auf eine Kollegin um oder aktivieren Sie Ihren Anrufbeantworter oder die Voicemail.

Wann ein Anrufbeantworter oder eine Voicemail nicht zu unpersönlich ist

Sicher ist: Ein Telefon darf nie ins Leere klingen. Ein Anrufer in Ihrem Unternehmen sollte immer jemand Kompetentes erreichen. Das würde heißen, dass in Ihrer Anwesenheit eine Kollegin oder ein Kollege Ihr Telefon übernimmt, die/der höflich, kompetent und hilfsbereit ist. Wenn Sie das nicht garantieren können, ist es besser, Sie geben dem Anrufer die Möglichkeit, auf einem Anrufbeantworter oder einer Voicemail eine Nachricht zu hinterlassen.

So sollte Ihre Anrufbeantworter-Ansage nicht klingen

Es rauscht und knackt in der Leitung: Nur undeutlich kann der Anrufer eine Stimme hören:

Sie sind verbunden mit dem automatischen Anrufbeantworter der Schröder GmbH. Sie rufen außerhalb der Geschäftszeiten an. Unser Telefon ist werktags von 9 bis 13 Uhr und von 14 bis 17 Uhr besetzt. Sie haben auch die Möglichkeit, nach dem Signalton eine Nachricht zu hinterlassen. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen.


Wie oft haben Sie einen solchen Text von einem Anrufbeantworter oder einer Voicemail zu hören bekommen? Sicherlich unzählige Male. Kennen Sie dann auch den Wunsch, den man beim Anhören unvermittelt bekommt: Sofort auflegen! Und das machen die meisten.

  • 57 Prozent aller Anrufer, die auf einem Anrufbeantworter oder einer Voicemail landen, sprechen keine Nachricht auf. Die Hälfte versucht es noch ein zweites Mal. Erreicht der Anrufer wieder nur den Anrufbeantworter oder die Voicemail, legt er wieder auf.
  • 11 Prozent der Anrufer geben unklare, unvollständige oder fehlerhafte Nachrichten auf einem Anrufbeantworter oder einer Voicemail ab.
  • Nur 16 Prozent hinterlassen beim ersten Versuch eine verwertbare Nachricht.

Weshalb die Ansage in unserem Beispiel so schlimm ist, lesen Sie im zweiten Teil des Tipps so gegen 14 Uhr.