Sie müssen einen Anrufer am Telefon immer wieder vertrösten, weil Ihr Chef den ganzen Tag in Besprechungen ist oder weil er mit diesem Anrufer einfach nicht sprechen möchte. Was aber tun, wenn ein Anrufer Ihren Chef zum x-ten Mal nicht erreicht? Das ist Ihnen wahrscheinlich unangenehm und etwas peinlich, vor allen Dingen dann, wenn Ihr Chef den Anrufer einfach nicht zurückruft, weil er ganz einfach keine Lust dazu hat.
Das Ihr Chef nicht zurückruft, ist nicht Ihre Schuld und auch nicht Ihre Verantwortung. Es ist seine Entscheidung - als Führungskraft. Fühlen Sie sich deshalb nicht schuldig, und seien Sie nicht peinlich berührt. Sie haben dazu keinen Grund. Schämen Sie sich nicht für das Verhalten Ihres Chefs.
Die sieben schwierigsten Situationen am Telefon und wie Sie sich souverän verhalten, verrät Ihnen Das Sekretärinnen Handbuch im Kapitel T22 "Telefon, schwierige Situationen".
So sollten Sie am Telefon nicht reagieren
"Tut mir leid, Herr Müller ist in einer Besprechung." - und beim nächsten Mal: "Tut mir leid, Herr Müller ist immer noch in einer Besprechung."
Mit "Es tut mir leid" begeben Sie sich sofort in die Sünderrolle, als hätten Sie Schuld daran, dass es nicht zu einem telefonischen Kontakt mit Ihrem Chef kommt.
Das sollten Sie am Telefon sagen, wenn Ihr Chef einfach nicht zurückrufen möchte
"Ich habe es Herrn Dr. Jäger ausgerichtet, dass Sie angerufen haben. Ich richte es ihm gerne noch einmal aus."
Mit dieser Formulierung müssen Sie nicht lügen und sich keine Ausreden einfallen lassen. Damit reißen Sie Ihren Chef nicht rein und nehmen auch nicht die Schuld auf sich. Ihren Vorgesetzten sollten Sie dennoch darauf ansprechen, wie unangenehm die Situation ist, in die er sie da am Telefon bringt.
Wenn Ihr Chef wirklich oft in Meetings ist - so organisieren Sie das Telefon optimal
Wenn Ihr Chef für mehrere Stunden in einer Besprechung verschwindet, klären Sie vorher mit ihm, wann Pausen geplant sind, um ihn wegen wichtiger Anrufe erreichen zu können. Stimmen Sie sich vorher mit ihm ab, für welche Anrufer Sie ihn in der Sitzung stören dürfen.
Wenn keine Pausen feststehen, klären Sie, ob man bei der Rezeption oder einem Kollegen neben dem Besprechungsraum die Telefon-Notizen hinlegen kann, die er sich dann in einer Pause abholt und kurz durchgeht.
Was tun, wenn ein Headhunter versucht, Sie am Telefon zu überrumpeln? Die Antwort finden Sie in Das Sekretärinnen Handbuch.
Fragen Sie am Telefon, wie Sie den Anrufern, die Sie nicht durchstellen sollen, weiterhelfen können. Prüfen Sie die Möglichkeit, ob eventuell jemand anders aus Ihrem Unternehmen in dieser Angelegenheit Ihren Chef vertreten kann, sofern Sie es nicht selbst können. Machen Sie dem Anrufer den Vorschlag, ihn mit einem Kollegen zu verbinden. Geben Sie ihm dazu den Namen und die Funktion/den Aufgabenbereich Ihres Kollegen an:
"Ich würde Sie gern mit Herrn Westermann verbinden. Er ist Ihr richtiger Ansprechpartner und unser Fachmann für detaillierte Auskünfte im Bereich Logistik."