Viele Firmen sind heutzutage international tätig. Also sollte der Anrufbeantwortertext auch für ausländische Anrufer einfach zu verstehen sein. Grundsätzlich gilt für englische Sprüche auf Anrufbeantwortern das gleiche, was für deutsche gilt: so viel wie nötig und so wenig wie möglich.
Kann ein Anrufer Sie nicht persönlich erreichen, will er:
- trotzdem sicher sein den richtigen Anschluss gewählt zu haben,
- erfahren, wann er Sie oder Ihre Firma wieder erreichen kann,
- gegebenenfalls einen anderen Ansprechpartner genannt bekommen,
- wissen, ob er Ihnen eine Nachricht hinterlassen kann oder ob es sich bei dem Band um eine reine Ansage handelt
Ob Sie auch Ihre Geschäftszeiten auf den Anrufbeantworter sprechen, hängt von der Branche Ihrer Firma ab. Haben Sie viel Kundenverkehr oder feste Sprechzeiten würde ich es Ihnen empfehlen. Handelt es sich jedoch um ein Unternehmen mit den üblichen Bürozeiten, sollte es jedem Anrufer schon im Vorfeld klar sein, dass er um 19:00 Uhr niemanden mehr erreicht und mit einem Anrufbeantworter vorliebnehmen muss.
Wenn Sie dem Anrufer auf dem Anrufbeantworter Ihren Rückruf versprechen, achten Sie bei der Formulierung des Anrufbeantwortertextes darauf, dass Sie Ihr Versprechen auch einhalten können. Sagen Sie daher nicht "morgen", wenn der Anrufbeantworter z. B. am Wochenende nicht abgehört wird.
Gehört Ihre Firma auch zu denen, die Ihren Kunden unter einer Notfall-Nummer einen 24-Stunden-Service anbieten? Wird der Anrufer nicht automatisch auf das Handy des diensthabenden Mitarbeiters weitergeleitet, sollten Sie folgendes beachten: Es ist für den Anrufer schon irritierend genug mit einem Band sprechen zu müssen. Sagen Sie im Anrufbeantwortertext Ihrem Kunden auf jeden Fall innerhalb welcher Zeit er mit einem Rückruf rechnen kann. Dann weiß er woran er ist und landet nicht dauernd wieder auf dem Anrufbeantworter.
Das sind zwei geeignete Musteransagen für Ihren Anrufbeantworter.
Vorschlag 1: Allgemeiner Anrufbeantwortertext
"Die ist der Anschluss von Name der Firma (in Musterstadt). Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Sie können uns aber nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen und wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. Vielen Dank. -
You have reached Name der Firma (in Musterstadt). You are calling out of our business hours. But you can leave a message after the tone and we´ll call you back as soon as possible. Thanks for calling."
Vorschlag 2: Persönliche Voice-Mail während Urlaub
"Vielen Dank für Ihren Anruf bei Name der Firma (in Musterstadt). Dies ist der Anschluß von Lieschen Müller. Ich bin ab dem 3. Januar wieder erreichbar. Sie können mir jedoch eine Nachricht hinterlassen oder Sie erreichen unsere Zentrale unter der Nummer 089 1234-0. Vielen Dank. - Thank you for calling Name der Firma (in Musterstadt). This ist Lieschen Müller speaking. I will return to the office on January third. Please leave a message or contact the main switchboard on 089 1234-0. Thank you."