Auch für Ihren Anrufbeantworter gilt: Der erste Eindruck zählt


Worauf Sie rund ums Thema Anrufbeantworter, Anrufbeantwortertext und Warteschleife unbedingt achten sollten

Wer kennt sie nicht? Die Warteschleifen, die einen zu fast allem animieren, nur nicht zum Warten? Alleine die Aussicht auf unbestimmte Zeit einem synthetischen Gedudel á la "Für Elise" ausgesetzt zu sein, geht schon an die Nerven bevor man überhaupt den Hörer am Ohr hat. Tun Sie das Ihren Kunden nicht an.

Viele handelsübliche Telefonanlagen liefern ihren Kunden Warteschleifenmusik und eine "freundliche" Computerstimme gleich mit. Das leicht blecherne "... Bitte warten ... Please hold the line ..." hat wohl schon jeder von uns häufiger gehört, als ihm lieb ist. Um meine Ohren zu schonen, schalte ich in solchen Fällen auf Lautsprecher.

Mensch gegen Maschine - So verlieren Sie wegen einem Anrufbeantworter keinen potentiellen Kunden

Der Anrufbeantworter ist die akustische Visitenkarte Ihrer Firma am Telefon. Auch außerhalb Ihrer offiziellen Geschäftszeiten gilt: Jeder Anrufer ist ein potentieller Kunde, der mehr über Sie, Ihre Produkte und Ihre Leistungen erfahren möchte. Dabei sollte es egal sein, ob er auf dem allgemeinen Anrufbeantworter Ihrer Firma landet oder auf Ihrer persönlichen Mailbox.

Gehen Sie selbst ans Telefon, dann wissen Sie, was Sie tun müssen. Was aber, wenn Sie nicht erreichbar sind? Wer nimmt Ihre Anrufe entgegen, wenn Sie z. B. den Konferenzraum für die nächste Besprechung herrichten? Was passiert mit einem Anrufer während Ihrer Mittagspause? Erfährt er, warum er Ihre Firma oder Sie momentan nicht persönlich erreichen kann?

Viele Anrufer legen sofort wieder auf, wenn sie merken, dass sie einen Anrufbeantworter am anderen Ende der Leitung haben. Sie nehmen sich überhaupt nicht die Zeit, eine Nachricht auf Band zu hinterlassen. Wieder andere hören überhaupt nicht genau hin und warten nur auf den Piepton. Verwenden Sie bei Ihrem Anrufbeantwortertext trotzdem genau so viel Sorgfalt, wie bei jedem anderen persönlichen Gespräch.

Denn auch wenn es im ersten Moment nicht so scheint: es findet eine Kommunikation zwischen zwei Gesprächspartnern statt. Ob diese freundlich und angenehm verläuft, hängt von Ihnen ab.

Unter www.anrufbeantworter24.com z. B. findet man professionelle Lösungen zu allem was Ihre Kunden am Telefon zu hören bekommen. Hier bleiben rund ums Thema Anrufbeantworter fast keine Wünsche mehr offen. Und das dann auch für verhältnismäßig wenig Geld.

Beachten Sie im Vorfeld aber auch noch diese Punkte:

  • Wie viele unterschiedliche Ansagetexte für den Anrufbeantworter können Sie einspielen? Manche Telefonanlagen oder handelsüblichen Anrufbeantworter können z. B. nur bis zu zwei Texte abspeichern. Andere dafür unendlich viele.
  • Sollten Sie in Ihrer Firma keine eigene Telefonzentrale haben, stellt sich die Frage nach dem Standort des Anrufbeantworters. Wer schaltet das Gerät ein und aus? Wer hört den Anrufbeantworter ab und leitet die Nachrichten weiter?
  • Soll es für die hausinternen Mailboxen (soweit vorhanden) eine einheitliche Regelung bezüglich des Textes geben?
  • Soll der Anrufer auf dem Anrufbeantworter eine Nachricht hinterlassen können oder reicht die reine Ansage Ihrer Geschäftszeiten?