Nicht nur persönliche Treffen mit Geschäftspartnern und Kunden, sondern auch Telefongespräche sind ausschlaggebend für Ihren Erfolg als Assistentin und Sekretärin. Wissenschaftliche Untersuchungen beweisen: Bereits die ersten 20 Sekunden entscheiden über den Erfolg oder Misserfolg eines Gesprächs. Das Gleiche gilt auch für Telefongespräche. Der Zeitaufwand für eine gute Vorbereitung auf wichtige Telefongespräche, zum Beispiel mit neuen Geschäftspartnern, lohnt sich also immer, gleichgültig, ob Sie Ihrem Gesprächspartner persönlich gegen-überstehen oder nur per Telefon mit ihm verbunden sind.
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Der Vorteil eines Telefongesprächs:
Sie können einen kurzen schriftlichen Telefonleitfaden vorbereiten und sich während des Telefongesprächs daran orientieren. So verlieren Sie auch bei schwierigen Telefongesprächen nie den roten Faden. Berücksichtigen Sie bei Ihren wichtigen Telefongesprächen die folgenden Phasen:
- Steigen Sie locker und positiv in das Telefongespräch ein. Fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus, sondern starten Sie, nach dem Sie sich einander vorgestellt haben, mit einem kurzen Small talk. Beispiel: „Guten Tag, ich bin Sabine Weber, die Assistentin von Herrn Dr. Englert. Ich freue mich, dass ich Sie gleich beim ersten Versuch persönlich er reiche. Herr Dr. Englert und Sie haben am Deutschen Projektleiter-Tag über neue Wege im IT-Management gesprochen und Visitenkarten ausgetauscht …“
- Nennen Sie den Grund Ihres Anrufs in ein bis zwei Sätzen. Halten Sie den Einstieg in das Telefongespräch verbindlich, aber kurz. Denn weder Sie noch Ihr Gesprächspartner verfügen über unbegrenzte Zeit. Deshalb sollten Sie auch zügig zur Sache kommen und den Grund Ihres Anrufs kurz und prägnant formulieren, etwa: „Ich komme auf Sie zu, weil Herr Dr. Englert in der nächsten Woche geschäftlich in Köln ist. Er würde die Gelegenheit gerne nutzen und das Gespräch mit Ihnen fortsetzen …“
- Formulieren Sie den Nutzen dieses Telefongesprächs für den Gesprächspartner. Nichts ist wichtiger, als dem Gegenüber möglichst schnell zu erklären, wo sein Vorteil liegt, zum Beispiel: „Sie haben Ihr Interesse an unserer Methode XY signalisiert. Wir haben XY bereits in zahlreichen Unternehmen erfolgreich eingeführt …“
- Nehmen Sie mögliche Einwände gleich vorweg. Bestimmte Einwände kommen im Laufe des Telefongesprächs mit hoher Wahrscheinlichkeit. Hier können Sie gleich vorsorgen: „Herr Dr. Englert würde für das Gespräch ca. eine Stunde veranschlagen, mehr nicht. Es geht erst einmal um einen groben Informationsrahmen …“
- Treffen Sie im Verlauf des Telefongesprächs eine konkrete Vereinbarung. Legen Sie einen Termin fest oder treffen Sie eine feste Vereinbarung, die Sie anschließend schriftlich bestätigen, zum Beispiel: „Herr Dr. Englert hat noch am Montag, den 12.03., und am Mittwoch, den 14.03., nachmittags Zeit. Wie sieht es bei Ihnen an diesen Tagen aus?“
- Sorgen Sie für einen positiven Abschluss des Telefongesprächs. Der letzte Eindruck bleibt. Deshalb dürfen positive Worte zum Ende des Telefongesprächs nicht fehlen: „Vielen Dank, dass Sie sich Zeit genommen haben. Herr Dr. Englert freut sich, Sie am Mittwoch zu sehen.“
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