Melden Sie sich am Telefon immer mit Firmierung und kompletten Namen


Lassen Sie nicht zu, dass Personen, die bei Ihnen im Sekretariat anrufen, ähnlich verunsichert werden. Sorgen Sie dafür, dass der Anrufer alle Informationen erhält, die er sich wünscht.

Die ideale Reihenfolge, sich zu melden, wenn Sie angerufen werden:

  • Tagesgruß
  • Name Ihres Unternehmens
  • eigener Name (Vor- und Nachname)

Begründung und Erläuterungen

1. Tagesgruß

Der Tagesgruß ist wichtig, denn wenn Sie sich melden, erlebt der Anrufer eine Art Schrecksekunde. Seine Aufmerksamkeit ist nicht von der ersten Sekunde an voll vorhanden; er kennt Ihre Stimme nicht und weiß nicht genau, wann Sie abnehmen werden. Deshalb versteht er mitunter das erste gesprochene Wort nicht. Ein „Guten Tag“ vorweg gibt ihm Zeit, seine ganze Aufmerksamkeit auf die folgenden wichtigen Informationen zu lenken. Außerdem ist es freundlich und höflich, Anrufer mit „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ zu begrüßen.

2. Name Ihres Unternehmens

Alternativ zum Tagesgruß können Sie „Firma“ oder „Willkommen bei …“ sagen. Wichtig ist, dass dem Namen des Unternehmens etwas vorangestellt ist. Den Firmennamen zu nennen ist allerdings ein „Muss“! Sie repräsentieren während Ihrer Arbeitszeit Ihr Unternehmen und sollten daran keinen Zweifel lassen. Gehen Sie nicht davon aus, dass es dem Anrufer klar sein muss, dass er in Ihrer Firma anruft. Er hat ein Recht auf vollständige Informationen und sollte nicht durch Fehlendes verunsichert werden.

In diesen Ausnahmefällen dürfen Sie darauf verzichten, den Firmennamen zu nennen:

  • Der Anrufer hat bereits mit der Telefonzentrale, einer Kollegin oder einem Kollegen gesprochen, die sich vollständig gemeldet hatten.
  • Anhand der Telefonnummer auf dem Display können Sie den Anrufer identifizieren, wenn Sie seine Nummer kennen. Anrufer, die Sie gut kennen, können Sie sofort mit seinem Namen begrüßen. Sollte Herr Meyer von Herrn Müllers Apparat aus anrufen, was Sie vorher nicht wissen können, ist dieses kleine Versehen nicht weiter schlimm, sondern sorgt eher für einen lockeren Einstieg ins Telefonat.
  • Sie erhalten einen internen Anruf.

3. Eigener Name

Auch wenn es Ihnen ungewohnt erscheint, so spricht vieles dafür, sich mit Vor- und Nachnamen zu melden. Freunden Sie sich damit an, dass Ihr Vorname selbstverständlich zu Ihnen und Ihrem Namen gehört. Sie geben, wenn Sie Ihren Vornamen nennen, nichts Persönliches von sich preis.

Wenn Sie Ihren Vornamen nennen, wirken Sie von Anfang an sympathischer, vorausgesetzt, Sie „leiern“ Ihren „Meldespruch“ nicht runter, sondern schaffen eine nettere Atmosphäre. Um den Unterschied zu spüren, sprechen Sie sich Ihre eigene Art, sich zu melden, laut vor, einmal mit und einmal ohne Ihren Vornamen. Sie spüren den Unterschied sofort, oder?

Während Sie Ihren Vornamen nennen, hat Ihr Gesprächspartner eine kleine Verschnaufpause, um die bis dahin erhaltenen Informationen zu verarbeiten, die er auch benötigt. Anschließend nimmt er die nächste Information, Ihren Namen, wieder viel bewusster auf. Ihren Vornamen zu erwähnen ist besonders wichtig, wenn Ihr Nachname einsilbig ist.

Auch wenn dies zunächst etwas ungewöhnlich klingt, macht es doch gleich Sinn und ist nicht unhöflich. Dem Anrufer wird eindeutig signalisiert, dass er hier nur weiterverbunden werden kann – nicht mehr. Es ist deshalb in Ordnung, dass die Mitarbeiter in der Zentrale sich nur mit dem Firmen-, nicht aber mit dem eigenen Namen melden.

Seien Sie professionell

Achten Sie unbedingt darauf – egal, wie häufig Sie täglich Gespräche entgegennehmen –, dass Sie Ihren „Spruch“ nicht herunterleiern. Auch der hundertste Gesprächspartner soll das Gefühl haben, dass Sie sich über seinen Anruf freuen. Lächeln Sie, bevor Sie den Hörer abnehmen, sprechen Sie langsam und deutlich und heben Sie Ihre Stimme zum Schluss ein wenig an.