Wenn Sie einmal nicht am Platz sind und die Mailbox vorher aktivieren, sollten Sie einen Anrufer immer wissen lassen, wie lange Sie in etwa nicht zu erreichen sein werden.
Die normale Mailbox-Ansage lautet in der Regel so: „Ich bin gerade nicht am Platz. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht; ich rufe Sie so bald wie möglich zurück.“
Bei dieser Mailbox-Ansage weiß der Anrufer nicht, ob Sie nur gerade nicht am Platz sind oder vielleicht sogar die ganze Woche nicht. Bei dringenden Fragen weiß er nicht, wie er sich verhalten soll. Ist es empfehlenswert, eine Kollegin anzurufen, oder soll er Ihnen auf die Mailbox sprechen, da Sie ja seinen Anruf bald abhören und beantworten werden?
Formulieren Sie deshalb bei kurzen Abwesenheiten präziser, ohne sich genau festzulegen, da Sie die Mailbox-Ansage ja häufiger für verschiedene Gelegenheiten nutzen möchten:
„Guten Tag, das ist die Mailbox von Lydia Schneider. Ich bin nur kurz nicht am Platz und beantworte Ihren Anruf auf jeden Fall binnen der nächsten beiden Stunden.“
Diese Mailbox-Ansage können Sie verwenden, wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen oder nur mal eben irgendwo eine Unterschriftenmappe abgeben müssen. Wenn Sie länger nicht am Platz sind, geben Sie an, wann Sie wieder zu erreichen sein werden.
„Guten Tag, das ist die Mailbox von Lydia Schneider. Ich bin am 21. März wieder im Büro. Bitte sprechen Sie mit meiner Kollegin Bettina Meyer, Telefon 0211 345-567. Sie ist Ihnen in der Zwischenzeit gern behilflich.“
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