„Ich ärgere mich sehr oft über die Nachrichten, wenn ich unseren Firmenanrufbeantworter abhöre“, berichtet uns die Leserin Gertrud S. „Oft sind Namen und Rückrufnummer so undeutlich ausgesprochen, dass ich sie nicht verstehe. Das kostet unnötige Zeit. Deshalb halte ich mich immer an folgende 7 Punkte, wenn ich eine Nachricht aufspreche.“
So hinterlassen Sie eine verständliche Nachricht:
1. Wer spricht? „Guten Tag, hier ist (Vor- und Nachname deutlich sprechen) von (Firma/Abteilung). Ich bin die Assistentin von ...“
2. Wann geschieht der Anruf? Datum nennen, bei dringenden tagesaktuellen Vorgängen auch Uhrzeit.
3. Warum rufen Sie an? „Ich habe eine Nachricht für ... / bitte um Information von ... / über ...“ Im Laufe dieser Tätigkeit bin ich jedes Jahr konsequent folgende Fragestellungen durchgegangen und konnte die Reisekosten unseres Unternehmens um 20 % senken.“ Stellen Sie sich folgende Fragen:
4. Wohin soll die Rückmeldung gehen? „Meine Telefonnummer ..., Faxnummer ..., Adresse ...“.
5. Wann sind Sie für einen Rückruf am besten erreichbar? „Sie erreichen mich ...“
6. Wer außer Ihnen kann den Rückruf entgegennehmen? „Sollte ich nicht anwesend sein, wenden Sie sich bitte an Herrn / Frau ...“ Geben Sie hier die entsprechende Durchwahl an.
7. Wiederholen Sie zum Schluss noch mal deutlich Ihren Namen und langsam Ihre Telefonnummer. Damit ersparen Sie dem Angerufenen das Zurückspulen der Ansage, falls er Ihren Namen und Ihre Telefonnummer zu Beginn der Aufzeichnung nicht gleich notiert hat.