Ein Witz aus einem Telefonseminar ist mir noch in Erinnerung. Der Seminarleiter sagte: „Sind Sie ein John- Wayne-Anrufer?“ Was ist das, fragte sich jeder? Ganz klar: „Erst den Colt ziehen und dann nachdenken.“ Im übertragenen Sinne: erst anrufen und dann überlegen. Diese Strategie scheint beim Telefonieren also die falsche zu sein. Denn zum effizienten Telefonieren gehört vor allem das Mitdenken.
Beachten Sie deshalb die folgenden 8 Profitipps:
1. Machen Sie sich Notizen.
Das heißt: Überlegen Sie kurz bevor Sie anrufen, was Sie Ihrem Telefonpartner mitteilen wollen oder welche Informationen Sie brauchen. Notieren Sie die wichtigsten Stichpunkte, damit Sie nichts vergessen. Auch wenn Sie auf den Anrufbeantworter treffen, hilft Ihnen diese Gedankenstütze, eine knappe und verständliche Nachricht zu formulieren.
2. Verlangen Sie freundlich die Durchwahlnummer,
wenn Sie bei einer Telefonzentrale landen, bevor Sie sich verbinden lassen. So sparen Sie sich beim nächsten Anruf den umständlichen Weg über die Vermittlung, und wenn Sie aus der Leitung fliegen, können Sie gleich durchwählen.
3. Verwenden Sie nur aktuelle Telefonbücher und Auskunft-CDs.
Bestellen Sie zusätzlich Telefon- und Branchenbücher der Region(en), in die Sie häufig telefonieren. Effizient telefonieren heißt preisbewusst sein. Ein gutes Telefonverzeichnis gibt es auch im Internet unter www.telefonbuch.de. Suchen Sie selbst, bevor Sie die teure Auskunft anrufen. Das spart Zeit und Geld!
4. Identifizieren Sie Nummernleichen.
Prüfen Sie einmal jährlich die in Ihrem Telefon oder Faxgerät eingespeicherten Nummern. Nutzen Sie frei gewordene Speicherplätze für neue Favoriten.
5. Besorgen Sie sich ein Behördenverzeichnis mit Durchwahlnummern bei der Post,
wenn Sie häufig mit verschiedenen Dienststellen Ihrer Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung telefonieren.
6. Bleiben Sie am Ball.
Halten Sie die Einträge Ihrer Datei aktuell und übersichtlich.
7. Notieren Sie sich die Uhrzeit des Rückrufs,
wenn Sie sich von wichtigen Kunden oder Geschäftspartnern zurückrufen lassen müssen. Das könnte die geeignete Zeit sein, in der Sie den Gesprächspartner immer am besten erwischen.
8. Beachten Sie generell die Uhrzeiten.
Ab Freitagmittag beispielsweise sind Anrufe bei Behörden, Praxen und Firmen ohne Ladengeschäft oft vergebens. Auch das bedeutet effizient telefonieren: Sparen Sie sich ergebnislose Anrufe lieber gleich, und verschieben Sie Ihren Anruf auf die folgende Woche.