„Das passiert bei uns häufiger, ist aber immer wieder ein Balanceakt für mich“, erzählt Sekretärin Maja B. „Mein Chef kann oder will im Moment einen Anrufer nicht sprechen. Und ich möchte mich natürlich so verhalten, dass der Anrufer nicht verärgert wird. Wenn nicht schon von vornherein klar ist, dass ich durchstellen kann oder ich den Gesprächspartner kenne, bitte ich den Anrufer in der Regel um einen Augenblick Geduld und informiere kurz meinen Chef.
So gehe ich vor, wenn mein Chef den Anruf nicht entgegennehmen will:
Ich frage ihn kurz, ob er den Anrufer grundsätzlich nicht sprechen will, auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt. In diesem Fall bitte ich den Anrufer um eine schriftliche Darstellung seiner Angelegenheit.
Wenn mein Chef an einem Gespräch interessiert ist, nur jetzt nicht, frage ich den Anrufer, ob ich für ihn in der Angelegenheit schon vorab etwas klären kann. Wenn nicht, teile ich ihm eine Uhrzeit mit, zu der er meinen Chef erfahrungsgemäß erreichen kann. Oder ich sichere ihm, nach Rücksprache mit meinem Chef, einen genauen Rückruftermin zu.
Natürlich bitte ich um Verständnis, dass mein Chef momentan nicht zu sprechen ist. Wenn mir der Vorgang bereits bekannt ist, sage ich z. B., dass mein Chef vorher noch einige Recherchen durchführen, sich also gründlich vorbereiten will, um dann zurückzurufen.
Mit folgender Ausrede bin ich vorsichtig:
‚Herr XY ist gerade nicht im Hause’. In so einem Fall bin ich schon böse auf die Nase gefallen, weil ich eine Minute später einen anderen Anrufer zu meinem Chef durchstellte und der Abgewiesene den ‚glücklich Erhörten’ kannte und kurz darauf zufällig mit ihm telefonierte und dadurch von dem Telefonat erfuhr. Der abgewiesene Anrufer strafte mich beim nächsten Geschäftstreffen Lügen, zwar mit Humor, aber ich wäre trotzdem am liebsten im Boden versunken.“