Sie benötigen in einer bestimmten Angelegenheit eine Auskunft und rufen in einem Unternehmen oder einer Behörde an. Doch bevor Sie endlich den zuständigen Gesprächspartner vermittelt bekommen, müssen Sie Ihr Anliegen mehrmals vortragen.
Wenn Sie diese ärgerliche Situation vermeiden wollen, beachten Sie die folgenden Tipps:
1.Formulieren Sie kurz und knapp.
Bringen Sie Ihr Anliegen zuerst für sich selbst auf den Punkt, bevor Sie zum Telefonhörer greifen. Erklären Sie der Telefonvermittlung dann kurz und präzise Ihren Anrufgrund, und bitten Sie um den zuständigen Gesprächspartner. Präzise Aussagen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
2.Benutzen Sie Geschäftszeichen.
Prüfen Sie, ob es zu dem Vorgang eventuell schon Schriftverkehr mit Geschäftszeichen, Bearbeiterkürzeln oder Kundennummern gibt. Legen Sie die Unterlage vor dem Anruf bereit, und beziehen Sie sich darauf.
3.Haben Sie wirklich den Richtigen oder die Richtige an der Strippe?
Bevor Sie Ihren Anrufgrund ausführlich vortragen, fragen Sie kurz nach, ob dieser Gesprächspartner für den von Ihnen gewünschten Bereich auch zuständig ist – oder eventuell gerade nur einen Kollegen vertritt.
Fazit:
Wenn Sie diese drei Punkte berücksichtigen, ersparen Sie sich nicht nur Zeit und Telefonkosten, sondern auch so manchen Ärger.