So empfangen und begrüßen Sie Ihre Gäste professionell
Informieren Sie sich über Ihren Gast
Wenn Sie Ihren Gast noch nicht kennen, ist es umso wichtiger, dass Sie sich im Vorfeld informieren.. Recherchieren Sie im Internet, was es an Informationen über die betreffende Person oder Ihr Unternehmen gibt:
1. Beispiel: Die Person möchte Produkte vorstellen.
- Machen Sie sich vorab auf der Website des Unternehmens ein Bild von dem Anbieter und dem Produkt.
- Googeln Sie nach möglichen Alternativen.
- Geben sie diese Information(en) an Ihren Chef weiter, damit er für das Verkaufsgespräch gewappnet ist.
2. Beispiel: Sie haben einen Geschäftspartner zu einer Veranstaltung eingeladen.
- Informieren Sie sich vorab bei seiner Sekretärin, ob er bestimmte Vorlieben hat.
- Fragen sie nach Dingen, die Sie berücksichtigen sollten, damit er sich bei Ihnen wohl fühlt
- Sie können beispielsweise nach Allergien oder bestimmten Essgewohnheiten fragen.
3. Beispiel: Ein Kunde eines bekanntes Unternehmens kommt zum ersten Mal zu Ihnen.
- Sammeln Sie vorher kurz die notwendigen Informationen:
- Von wo reist er an?
- Wo liegt der Firmensitz?
- Mit diesen Informationen starten Sie den Small Talk, wenn Sie den Gast vom Empfang abholen.
Sorgen Sie für ein herzliches Willkommen
Schon bevor der Gast das Büro Ihres Chefs betritt, können Sie Ihren Besucher positiv beeindrucken, indem Sie ihn herzlich willkommen heißen:
Sorgen Sie für eine problemlose Anreise:
- Versenden Sie rechtzeitig vor dem Termin eine detaillierte Anfahrtsskizze, die dem Gast erklärt, wie er zu Ihnen findet.
- Auf dieser Skizze sollten auch Gästeparkplätze auf dem Firmengelände eingezeichnet sein.
- Reist Ihr Gast per Bahn oder Flugzeug an, geben Sie ihm Informationen, wo er am Bahnhof oder Flughafen Taxistände findet.
Informieren Sie die weiteren Mitarbeiter:
- Teilen Sie Ihrem Pförtner oder der Kollegin am Empfang den Namen und Titel Ihres Gastes und wo das Treffen mit Ihrem Chef stattfindet mit.
- Sie vermeiden somit, dass Ihr Besucher dort lang und breit erklären muss, wer er ist und zu wem er möchte.
Seien Sie aufmerksam
- Wenn Sie Gäste aus dem Ausland empfangen und Fahnenmasten vor Ihrem Unternehmen stehen haben, können Sie die entsprechende Länderfahne aufhängen lassen.
Sie sollen für Ihre Gäste eine Begrüßungsrede halten oder die Rede für Ihren Chef schreiben? Lesen Sie hier, worauf Sie bei einer angemessenen Begrüßungsrede achten sollten. So wird Ihre Rede garantiert ein voller Erfolg.
Meiden Sie diese Fehler bei der Begrüßung
Mit gutem Benehmen können Sie viele Konflikte vermeiden. Und damit Ihnen das bei der Begrüßung von Gästen und im Sekretariat gelingt, haben wir Ihnen die wichtigsten sechs Faustregeln zusammengestellt, was Sie bei der Begrüßung von Gästen nicht tun sollten:
Fehler Nr. 1 bei der Begrüßung von Gästen: Zu schlappen Händedruck geben
- Damit wirken auch Sie schlapp.
- Achten Sie deshalb darauf, dass Sie kräftig zudrücken – ohne den anderen zu verletzen.
- Und: Schütteln Sie die Hand Ihres Gegenübers nicht, sondern drücken Sie sie nur.
Fehler Nr. 2 bei der Begrüßung von Gästen: Dem Gegenüber zu nahe kommen
- Rücken Sie dem Besucher beim Willkommenheißen nicht zu sehr „auf die Pelle“.
- Halten Sie ausreichend Abstand, zirka einen Meter.
- Das meistern Sie ganz einfach, indem Sie Ihren Arm bei der Begrüßung strecken und diesen Abstand im Gespräch beibehalten.
Fehler Nr. 3 bei der Begrüßung von Gästen: Ohne Punkt und Komma auf den Besucher einreden
- Geben Sie dem anderen die Chance, auch mal was zu sagen, statt ihn mit Fragen zu bombardieren, die er dann nur einsilbig beantworten kann, weil Sie schon die nächste Frage abschießen.
Fehler Nr. 4 bei der Begrüßung von Gästen: Nur „Ich bin Frau Meier“ sagen
Dass Sie eine Frau sind, sieht der Besucher vermutlich. Also:
- Stellen Sie sich zeitgemäß mit Ihrem Vor- und Zunamen vor.
- Das ist professionell, höflich und freundlich.
Deshalb:
- „Guten Tag, ich bin Sabine Meier.“
- „Mein Name ist Sabine Meier.“
Außerdem wäre es gut, wenn Sie Ihre Position ergänzen. Beispielsweise so:
- „Ich bin die Sekretärin von Herrn Dr. Müller.“
Fehler Nr. 5 bei der Begrüßung von Gästen: Dem unwichtigen vor dem wichtigen Gast die Hand geben
Die einfach Regel lautet:
- Sie sollten immer den Wichtigsten zuerst begrüßen.
Tipp: Wenn Sie nicht wissen, wer wer ist, dann gehen Sie auf die beiden oder gegebenenfalls mehrere Besucher zu und nennen Sie fragend den Namen des vermutlich wichtigeren. Er wird sich dann zu erkennen geben, und Sie können das Begrüßungsprogramm starten.
Übrigens: Hier finden Sie ein detailliertes Praxisbeispiel, wie Sie Ihre Gästen richtig sowie professionell begrüßen und welche Rangfolge Sie dabei befolgen müssen.
Fehler Nr. 6 bei der Begrüßung von Gästen: Einen Besucher mit Handschlag begrüßen und die anderen nicht
- Hier gilt: Alle oder keiner.
- Denn: Sie können nicht nur einem die Hand geben und beim Rest locker in die Runde winken, wenn Sie gleich mehrere Gäste begrüßen.
- Also: Entweder geben Sie allen die Hand oder begrüßen alle mit einem Blick in die Runde.
Generell: Bei bis zu sechs Personen geben Sie jedem die Hand. Eine größere Gruppe können Sie mit einem Blick in die Runde begrüßen.
Müssen Sie sich bei der Begrüßung von Gästen an alle Empfehlungen halten?
Wie immer gilt: Empfehlungen sind Empfehlungen – das gilt auch bei Umgangsformen.
Sie müssen sich nicht daran halten – es steht Ihnen komplett frei, was Sie tun.
Allerdings: Wenn Sie auf die üblichen Regeln pfeifen, dann müssen Sie mit den Konsequenzen leben, die sich daraus ergeben.
- Ihre Professionalität leidet beispielsweise.
- Sie machen ganz einfach einen schlechten und unsicheren Eindruck.
Begleiten Sie Ihre Gäste
- Da sich Besucher in der Regel in Ihrem Unternehmen nicht auskennen, begleiten Sie sie bis zum Büro Ihres Chefs oder zum Besprechungszimmer.
- Fragen Sie, ob Sie vorausgehen dürfen. Das ist einfacher, als Ihren Gästen hinterherzulaufen und sie mit den Richtungsangaben zu kommandieren.
- Halten Sie ihnen die Türen auf und nehmen Sie ihnen die Mäntel und Jacken ab, wenn sie angekommen sind.
- Bieten Sie anschließend etwas zu trinken an.
- Eventuell legen Sie eine Tageszeitung oder Ihre Unternehmensbroschüre bereit, um Ihren Gästen die Zeit des Wartens zu verkürzen.
Fazit: Der erste Eindruck zählt!
Ein professioneller Gästeempfang und Begrüßung ist nicht unwesentlich für den ersten Eindruck, den der Gast von Ihrem Unternehmen gewinnt.
Merken Sie sich:
- Schon bevor Ihr Besucher im Büro Ihres Chefs ankommt, können Sie einiges tun, damit er sich in Ihrem Hause wohl fühlt. Meist sind es die Kleinigkeiten, die beeindrucken!
Bei der Begrüßung aufstehen oder sitzen bleiben? Diese knifflige Frage steht oft unbeantwortet im Raum. Erfahren Sie jetzt hier, bei welchen Gegebenheiten Sie bei der Begrüßung aufstehen sollten und wann Sie getrost sitzen bleiben dürfen!