Mein Chef hat die Nachricht vom Tod der Ehefrau eines Geschäftspartners erhalten. Er hat es zu meiner Aufgabe gemacht, in einem Kondolenzschreiben einige mitfühlende Worte zu formulieren. Ich stehe da jetzt ein wenig „auf dem Schlauch“. Was muss ich bei einem Kondolenzschreiben beachten? Sind eine Karte und ein Umschlag mit schwarzem Rand für diesen Anlass angemessen? Und wie formuliere ich einfühlsame Worte für jemanden, den ich gar nicht so gut kannte? Können Sie mir helfen? Anja K. aus Bramsche
Das sagt Claudia Hovermann, Chefredakteurin des Sekretärinnen-Handbuchs, dazu:
Ich rate Ihnen davon ab, als Kondolenzschreiben eine Karte zu schicken. Nur wenn Sie privat kondolieren, sind Karten dann erlaubt, wenn Sie davon ausgehen können, dass es dem Empfänger nichts ausmacht. Und was viele nicht wissen: Der Briefumschlag mit dem schwarzen Rand ist nur dafür vorgesehen, andere vom Tod eines Menschen zu unterrichten, wird also von den trauernden Angehörigen verschickt und eignet sich nicht für ein Kondolenzschreiben.
Verwenden Sie für Ihr Kondolenzschreiben keinesfalls einen Geschäftsbriefbogen, der die Kontonummer des Unternehmens enthält! Falls ein relativ neutrales geschäftliches Briefpapier nicht vorhanden ist, nehmen Sie für den Brief stattdessen einen Briefbogen in einer dezenten, neutralen Farbe, beispielsweise Beige oder Weiß, möglichst in einer besseren Qualität als Kopierpapier.
Bei der Formulierung des Kondolenzschreibens empfehle ich Ihnen, ganz allgemein auf das Thema Tod einzugehen. Wenn es Ihnen gefällt, dann können Sie Ihr Kondolenzschreiben mit einem Spruch beginnen, beispielsweise „Trauer ist die Sehnsucht des Herzens nach einem geliebten Menschen.“ Formulieren Sie einen etwas kürzeren Text, zum Beispiel: „Ich (Wir) bin (sind) in Gedanken bei Ihnen.“
Die Einbeziehung religiöser Gedanken in Ihr Kondolenzschreiben ist problematisch. Das Versprechen vom Weiterleben nach dem Tod und andere religiöse Vorstellungen sollten Sie dem Pfarrer überlassen, der über solche Glaubensthemen bei der Trauerfeier sprechen wird. Ihr Kondolenzschreiben ist Ausdruck persönlicher Anteilnahme, aber keine Predigt.
Daher ist das Erteilen von guten Ratschlägen nicht Ihre Aufgabe. Beenden
Sie Ihr Kondolenzschreiben auf keinen Fall mit der üblichen Formel „Mit
freundlichen Grüßen“. Im Idealfall lassen Sie Ihren Chef das gesamte Kondolenzschreiben von Hand schreiben, das Minimum ist eine handschriftliche Grußformel, um dem Kondolenzschreiben eine persönliche Note zu geben. Frankieren Sie das Kondolenzschreiben mit einer Briefmarke.
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