Die meisten Sekretärinnen empfinden es als unangenehm, in einem Meeting stören zu müssen. Alle Anwesenden gucken erst einmal, wer da reinkommt, und wenn man Pech hat, herrscht plötzlich Totenstille. Wenn Sie schon stören müssen, dann sollten Sie alles richtig machen und Fettnäpfchen vermeiden.
Wann Sie ein Meeting stören dürfen
Je länger Sie mit Ihrem Chef bereits zusammenarbeiten, desto besser ist Ihr Gespür dafür, aus welchem Anlass Sie ein Meeting stören dürfen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Falls Sie das noch nicht herausgefunden haben, gehen Sie ganz offen mit Ihrer Unsicherheit um und besprechen Sie das Thema mit Ihrem Chef. Er wird Ihnen dann schon ehrlich sagen, wann er Störungen für gerechtfertigt hält.
Wenn Anrufer jemanden sprechen möchten, der an der Besprechung teilnimmt
Bei Anrufen ist es häufig sehr schwierig zu entscheiden, ob Sie das Meeting stören dürfen und das Telefonat ins Konferenzzimmer stellen sollen oder nicht. Eine vorherige generelle Absprache empfiehlt sich auch hierfür. Wenn ein Anrufer sagt, es sei wirklich sehr dringend, geraten Sie natürlich unter Druck. Nicht immer können Sie entscheiden, wie dringend eine Angelegenheit tatsächlich ist.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz
Folgende Formulierung hilft Ihnen dabei, dass der Anrufer die Dringlichkeit seines Anrufs noch einmal überdenkt: "Ich stelle Sie rein – auf Ihre Verantwortung." Testen Sie dies ruhig einmal aus – Sie werden feststellen, dass viele Gesprächspartner diese Verantwortung nicht tragen möchten und das Telefonat plötzlich doch noch bis nach dem Meeting warten kann.
Anklopfen – ja oder nein?
"Eigentlich" sollte man vermuten, dass Anklopfen die richtige Entscheidung ist, vor allen Dingen dann, wenn die Tür geschlossen ist. Bedenken Sie: Allein durch das Betreten des Raums stören Sie bereits das Meeting. Durch das Anklopfen stören sie noch zusätzlich.
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, dass Sie alles richtig machen,
sprechen Sie Ihren Chef darauf an, ob er ein Anklopfen für nötig hält oder nicht. Die Ansichten darüber gehen von Unternehmen zu Unternehmen stark auseinander.
So geben Sie Nachrichten während eines Meetings korrekt weiter
Es passiert sicher nicht selten, dass Sie einen Anruf erhalten mit der Bitte, einem Konferenzteilnehmer eine Nachricht während des laufenden Meetings zukommen zu lassen. Am elegantesten notieren Sie die Nachricht auf einem Zettel, legen den Zettel dem Empfänger kommentarlos vor und warten kurz ab, wie er reagiert. Möglicherweise ist ja eine weitere Aktion erforderlich, die Sie für ihn erledigen können. Auch wenn Sie einen Teilnehmer aus dem Meeting herausbitten müssen, sollten Sie ihm dies auf einem Zettel mitteilen. Extrem stören würde es, wenn Sie eine Nachricht, welcher Art auch immer, mündlich überbringen würden. Ein Gespräch zwischen Ihnen und einer anderen Person würde den gesamten Konferenzablauf stören, es sei denn, es ist gerade Pause.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Denn ohne Sekretärin läuft nichts!
So übergeben Sie in einem Meeting Nachrichten an Personen, die Sie nicht kennen
Sie haben eine Nachricht für einen Ihnen nicht persönlich bekannten
Teilnehmer des Meetings? Auch das können Sie ganz elegant meistern ohne besonders zu stören: Legen Sie die Nachricht für diese Person in eine Mappe. Auf die Mappe legen Sie einen Zettel, auf dem steht: "Wer ist Herr xy?" Diese Nachricht legen Sie der ersten Ihnen bekannten Person oder Ihrem Chef vor. Der wird dann mit Sicherheit auf den Herrn zeigen, den Sie suchen. Und schon können Sie diesem die Mappe mit der Nachricht vorlegen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie den Besprechungsraum
betreten, nicken Sie freundlich lächelnd in die Runde. Sagen Sie nicht „Guten Morgen“, oder Ähnliches. Das ist deplaziert und verstärkt die Störung.