Sie müssen ein Abendessen mit wichtigen Gästen vorbereiten und sind unsicher, wie Sie die VIPs richtig platzieren? Eine korrekte Sitzordnung ist auch gar nicht so einfach. Und wenn Sie eine wichtige Person an die falsche Stelle setzen, kann das unangenehme Auswirkungen auf das freundliche Miteinander oder auf spätere Geschäftsabschlüsse haben.
Das Sekretärinnen-Handbuch liefert Ihnen in den Office-Tipps kurze und aktuelle Tipps und Informationen zu allen Sekretariatsbereichen.
Müssen Sie als Sekretärin für einen offiziellen Anlass eine Sitzordnung aufstellen, beachten Sie Folgendes:
- In kleinen Kreisen muss es nicht unbedingt eine feste Sitzordnung geben. Hier setzt sich jeder, wohin er will. Der ranghöchste Gast darf sich zuerst einen Platz aussuchen.
- Bei offiziellen Anlässen beachten Sie bei der Sitzordnung, dass der Ehrenplatz der gegenüber vom Gastgeber ist. Das erleichtert die Kommunikation bei einem Arbeitsessen. Ein weiterer Ehrenplatz ist der Platz rechts vom Gastgeber.
- Für die Basis einer korrekten Sitzordnung sitzt der Gastgeber entweder in der Mitte der Tafel oder an der Stirnseite. Von dort aus können Sie die weitere Sitzordnung aufbauen.
- Je niedriger der Rang des Gastes, desto weiter ist sein Platz vom Gastgeber entfernt.
- Damen und ausländische Gäste sollten niemals am Ende einer Tafel sitzen. Das gilt als unhöflich.
- Platzieren Sie die Teilnehmerim Rahmen der Sitzordnung in jeder Hinsicht ausgewogen: Die Gäste sollten im Hinblick auf ihr Geschlecht und ihr Temperament gut verteilt sein.
- Setzen Sie für eine ausgewogene Sitzordnung Menschen zusammen, die gemeinsame Interessen und Gesprächsthemen haben.
- Sind auch Partner/Ehepartner eingeladen, müssen diese nicht mehr auseinandergesetzt werden. Daraus ist beim Thema Sitzordnung eine Kann-Bestimmung geworden.
- Begleitpersonen haben immer denselben Rang wie der eingeladene Gast.
- Runde Tische sind besonders gut geeignet, da es keine unbeliebten Außenplätze gibt.
Mein Tipp: Vermeiden Sie es, Tische zu nummerieren; dadurch entsteht eine Wertung innerhalb der Sitzordnung. Geben Sie den Tischen besser Künstler- oder Blumennamen, zum Beispiel "Mozart-Tisch", "Rosen-Tisch" oder andere Namen, die etwas mit der Veranstaltung oder Ihrem Unternehmen zu tun haben.
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So retten Sie die Sitzordnung, wenn ein Gast kurzfristig absagt
Der Ärger ist groß, wenn die Sitzordnung nach stundenlanger Arbeit endlich steht, aber wieder umgestoßen werden muss, weil Sie wenige Stunden vor der Veranstaltung spontane Absagen erhalten. Behalten Sie die Nerven und prüfen Sie: Ist es möglich, dass alle einen Platz aufrücken, sodass ein Außenplatz leer bleibt? Können Sie die Stühle etwas lockerer stellen, um die Lücke zu schließen? Ist dies nicht möglich, muss der Platz notfalls frei bleiben. Für die Sitznachbarn ist die Kommunikation dadurch natürlich eingeschränkt. Ihr Chef oder Sie sollten den Betroffenen die Situation erklären und Ihr Bedauern für diese ungewöhnliche Sitzordnung äußern, um Ärger zu vermeiden.