Wahrscheinlich hat Ihr Chef Sie irgendwann auch schon einmal gebeten, anlässlich des Todes eines Mitarbeiters oder eines Geschäftspartners einen Kondolenzbrief zu verfassen. Da hat Ihr Boss es sich sehr einfach gemacht, denn das Formulieren eines Beileidsschreibens gehört sicherlich zu den schwierigsten Aufgaben.
Damit Ihnen das Verfassen eines solchen Briefs in Zukunft leichter fällt, finden Sie in dieser Ausgabe von Assistenz & Sekretariat Inside einige Empfehlungen, die einen guten Trauerbrief ausmachen. Außerdem erhalten Sie zwei Musterbriefe, denen Sie einige Formulierungen entnehmen können.
Zeigen Sie Taktgefühl, und bieten Sie Hilfe an
Mit Formulierungen wie „Wir wünschen Ihnen viel Kraft“ oder „Wir denken an Sie“ bringen Sie mehr Anteilnahme zum Ausdruck als mit dem üblichen „Mein Beileid“.
Die richtigen Worte zeigen, dass Sie sich in den anderen und in seine Trauer hineinversetzen können. Finden Sie mit Taktgefühl heraus, ob konkrete Hilfe benötigt wird.
Vielleicht bei der Erledigung von Behördengängen, bei der Betreuung von Kindern, bei einer Wohnungsauflösung oder anderen konkret anstehenden Problemen.
Bieten Sie aber nur dann Hilfe an, wenn Sie sie auch leisten wollen uns können.
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Individuelle Formulierungen müssen sein
Sprechen Sie die besonderen Eigenschaften des Verstorbenen an. Vermeiden Sie Floskeln und falsches Lob. Zeigen Sie Ihre ehrliche Wertschätzung für die Verdienste und Lebensleistungen des Toten.
Vermeiden Sie Negativformulierungen.
Die Trauernden brauchen Trost und Zuspruch. Wer jammert, vergrößert den Schmerz.
Der richtige Zeitpunkt für das Kondolenzschreiben
Schreiben Sie Ihren Beileidsbrief sofort, direkt nach dem Erscheinen der Todesanzeige oder wenn Sie persönlich vom Tod eines Menschen erfahren.
Trifft der Brief erst später ein, könnte mühsam heilende Wunden wieder aufgerissen werden.
Das A und O eines Kondolenzschreibens
- Schreiben Sie Ihren Beileidsbrief grundsätzlich auf einem hochwertigen, neutralen Briefbogen. Geeignet ist in der Regel die zweite Seite Ihres Firmenbriefpapiers, auf der auf gar keinen Fall die Bankverbindungen aufgedruckt werden sollten. Ist eine solche Seite nicht vorhanden, wählen Sie völlig unbedrucktes Papier.
- Schwarz umrandetes Briefpapier bleibt den trauernden Angehörigen vorbehalten.
- Die Frankierung des Umschlags erfolgt ausschließlich mit einer Briefmarke.
- Ihr Brief enthält weder ein Diktatzeichen noch einen Betreff. Verwenden Sie einen neutral gefütterten Umschlag ohne Fenster, den Sie per Hand beschriften.
- Der Beileidsbrief sollte möglichst handschriftlich verfasst werden. Ist Ihre Handschrift, oder die Ihres Chefs recht unleserlich, sollten zumindest die Anrede, die Grußformel und natürlich die Unterschrift mit der Hand geschrieben sein.
Musterbriefe:
Arbeitgeber an die Ehefrau eines verstorbenen Mitarbeiters
Liebe Frau Schröder,
durch einen tragischen Unfall haben Sie Ihren Mann und Ihre Kinder den Vater verloren. Wir trauern um Jürgen Schröder, unseren langjährigen, zuverlässigen Mitarbeiter, Kollegen und Freund.
Tröstende Worte für Sie zu finden fällt uns anlässlich unserer eigenen Betroffenheit sehr schwer. Sein Tod bedeutet für uns das Ende einer von besonderem Engagement und Erfolg getragenen Zusammenarbeit. Die plötzlichen Veränderungen durch den Tod Ihres Mannes fordern nun von Ihnen die Umgestaltung vieler Lebensumstände. Dabei möchten wir Ihnen helfen.
Wir würden Sie gern besuchen, um mit Ihnen zu besprechen, ob wir Ihnen in irgendeiner Art und Weise helfen können. Sagen Sie uns doch einfach kurz Bescheid, wann es Ihnen am besten passt. Wir wünschen Ihnen viel Kraft in dieser schweren Zeit. Ihnen jetzt und in Zukunft zur Seite zu stehen, ist uns mehr als eine Verpflichtung.
Ihr
Klaus Wirtz
Arbeitgeber an den Ehemann einer verstorbenen, bereits pensionierten, Mitarbeiterin
Sehr geehrter Herr Mertens,
heute erhielten wir die Nachricht vom Tod Ihrer Frau. Dass die Fundamente des Lebens Geburt, Liebe und Tod sind, ist uns allen klar, doch wird uns dies angesichts des Todes Ihrer Ehefrau schmerzlich bewusst.
Wie Sie empfinden wir Trauer und Ratlosigkeit. Ihre Frau kannten wir als liebenswerten Menschen und außergewöhnlich engagierte Mitarbeiterin. Für den herben Verlust, den Sie erlitten haben, sprechen wir Ihnen unser tiefes Mitgefühl aus. Wir werden stets in Freundschaft an Sabine Mertens denken.
Lassen Sie uns die Trauer gemeinsam tragen. Dann werden auch Sie wieder Vertrauen in das Leben und in Ihre eigene Zukunft fassen. Wir stehen Ihnen auch über den Tod Ihrer Frau hinaus zur Seite.
Ihr
Bernd Müller
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt:
Laden Sie die Ehepartner verstorbener Mitarbeiter auch zukünftig zu betrieblichen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern etc. ein, damit die Verbundenheit zum Unternehmen erhalten bleibt. Darüber hinaus sollte auch die weitere Zusendung der Firmenzeitung eine Selbstverständlichkeit sein.
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