Als Sekretärin und Assistentin sind Sie nicht nur Organisatorin und Koordinatorin aller Chefangelegenheiten. Sie sind auch das Herz des Teams bzw. des Unternehmens, etwa dann, wenn Sie die Sekretärin des Geschäftsführers sind. Bei Ihnen laufen die meisten Kommunikationsfäden zusammen. Von Ihnen werden Lieferanten, Geschäftspartner und Gäste empfangen. Und zu Ihnen kommen meist auch die Mitarbeiter, wenn sie ein menschliches Problem haben, das sie nicht gleich zum Chef tragen wollen.
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Voraussetzung für diese Sympathie und Vorbildrolle, die maßgeblich für das gesamte Klima im Team und Unternehmen ist, ist Ihre Haltung und Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern und Außenstehenden.
Halten Sie sich deshalb stets an diese 15 Sympathie-Regeln:
- Sympathie-Regel 1: Präsentieren Sie sich immer gepflegt, sowohl was Ihre Person als auch was Ihre Kleidung anbelangt.
- Sympathie-Regel 2: Achten Sie bei der Begrüssung auf einen wohldosierten Händedruck, nicht zu leicht, aber auch nicht zu fest.
- Sympathie-Regel 3: Stehen Sie auf, wenn Unbekannte den Raum betreten, um sie zu begrüssen.
- Sympathie-Regel 4: Widmen Sie sich immer voll der Person, mit der Sie gerade sprechen. Zeigen Sie Interesse und halten Sie Blickkontakt.
- Sympathie-Regel 5: Hören Sie Ihrem Gegenüber zu. Vermeiden Sie es, nur über sich selbst zu sprechen.
- Sympathie-Regel 6: Kommen Sie anderen nicht zu nahe. Achten Sie auf die Distanzzone (ca. 60 cm).
- Sympathie-Regel 7: Zeigen Sie sich freundlich und verbindlich. Lächeln Sie häufig.
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- Sympathie-Regel 8: Beweisen Sie Diskretion. Halten Sie sich von PCs oder Unterlagen an derer Mitarbeiter fern, es sei denn, die Person ist anwesend und will eine Unterlage mit Ihnen durchgehen und besprechen.
- Sympathie-Regel 9: Benutzen Sie nie ungefragt Schreibtischutensilien oder persönliche Kleinigkeiten von anderen.
- Sympathie-Regel 10: Seien Sie pünktlich. Lassen Sie andere nicht warten.
- Sympathie-Regel 11: Zeigen Sie allen Menschen in Ihrem Umfeld Wertschätzung, vom Spitzenmanager bis zur Reinigungsfrau.
- Sympathie-Regel 12: Schalten Sie Ihr Handy aus, wenn Sie in einer Besprechung sind.
- Sympathie-Regel 13: Entschuldigen Sie sich, wenn Sie einen Fehler gemacht haben, egal, ob es sich bei dem Betroffenen um einen Vorgesetzten oder einen Mitarbeiter handelt.
- Sympathie-Regel 14: Tragen Sie keine Launen nach außen und lassen Sie Ihre schlechte Stimmung nie an Unschuldigen aus.
- Sympathie-Regel 15: Kritisieren Sie nie einen Kollegen oder Mitarbeiter pauschal, sondern immer die Sache, um die es geht.