Sehr häufig werde ich gefragt: Was mache ich, wenn ich in einer Besprechung stören muss? Klopfe ich an, oder versuche ich, möglichst unbemerkt den Raum zu betreten und wieder zu verlassen?
Wann Sie wie stören dürfen
Ob und wann Sie stören, hängt zum einen von den Absprachen ab, die Sie mit Ihrem Chef getroffen haben. Zum anderen entscheidet Ihr Feingefühl, ob eine Situation, ein Anlass oder eine Nachricht eine Störung erfordert.
Anklopfen oder nicht – wann was richtig ist
Generell gilt: Eine geschlossene Tür signalisiert „Kein Eintritt ohne Ankündigung!“ beziehungsweise „Kein Eintritt ohne Zustimmung!“. Dies würde also bedeuten, dass Sie, wenn Sie in einen Besprechungs- oder Konferenzraum hineingehen, anklopfen müssten.
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt:
Jedes Anklopfen stört die Besprechung noch mehr als ohnehin nötig. Sie sollten so geräuscharm und unauffällig wie möglich einen Raum betreten, in dem gerade eine Präsentation oder Besprechung stattfindet. Und da Sie als Sekretärin hohes Vertrauen genießen (sollten), werden Sie beim Betreten eines Raums wohl kaum Geheimnisse erfahren, die nicht für Ihre Ohren bestimmt sind.
Um die Störung minimal zu halten empfehlen wir Ihnen ebenfalls, Worte der Begrüßung oder ein „Entschuldigung“ zu vermeiden. Nicken Sie kurz freundlich in die Runde, und steuern Sie dann auf Ihren Ansprechpartner los. Stimmen Sie unsere Empfehlung in jedem Fall vorher mit Ihrem Chef ab!