Wie verändern E-Mails den Büroalltag?


Die Kommunikationswissenschaftlerin Susanne Voigt von der Universität Leipzig hat den Siegeszug der elektronischen Post in den Büroalltag untersucht. Sie kommt zu folgenden Ergebnissen:

  • Wichtiger denn je.

    Die E-Mail hat sich zum zentralen Verwaltungskommunikationsmittel entwickelt. Sie wird zum Austausch, zum Datentransport, zur Dokumentation und zur Adress- und Terminverwaltung verwendet. Durch E-Mails werden Informationsabläufe transparenter.

  •  Niedrigere soziale Hürden.

    Mitarbeiter wenden sich schneller an den Chef. Allerdings – so Susanne Voigt – verschwinden Hierarchien nicht. So hat sie herausgefunden, dass manche Chefs in den E-Mails an ihre Sekretärinnen und Assistentinnen konsequent nur die Kleinschreibweise benutzen, während sie in den E-Mails an Kunden auf korrekte Schreibweise achten.

    Anmerkung der Redaktion: Diese Art, E-Mails zu schreiben, muss nicht unbedingt etwas mit Hierarchiedenken zu tun haben. Sie kann auch widerspiegeln, dass der Chef Zeit sparen will und ein vertrautes Verhältnis zu seiner rechten Hand hat.

  • Brief und Telefon nach wie vor wichtig.

    Die E-Mail verdrängt den Brief und das Telefon nicht. Lediglich die Kommunikationsmenge insgesamt wächst.

  •  Beliebtes Kommunikationsmittel.

    Die E-Mail wird von den Arbeitnehmern überwiegend positiv bewertet. Sie ist so unentbehrlich geworden, dass sogar Spams (unerwünschte Massen-E-Mails) in Kauf genommen werden.

  • Nur zweimal täglich bearbeiten.

    Diese Regel hat sich in den meisten Unternehmen nicht durchgesetzt. Individuelle Lösungen erscheinen sinnvoller.

  •  Eingangsfilter nutzen.

    Ordner anzulegen und mit Eingangsfiltern zu arbeiten, kann sehr effizient sein. So arbeiten viele Arbeitnehmer. Wichtig: Ordner eindeutig benennen, damit Sie die Inhalte schnell wiederfinden.

 

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