Wenn Sie als Assistentin oder Sekretärin zielorientiert kommunizieren können, haben Sie mehr Erfolg im Beruf als Kolleginnen mit weniger Geschick in dieser Disziplin. Zwar werden wir Frauen „Meisterinnen der Kommunikation“ genannt, aber wenn es um Verhandlungen im Geschäftsleben geht, bleibt doch oft das männliche Gegenüber Sieger.
Warum? Weil es bei der Kommunikation mit Chef, Mitarbeitern und Kollegen nicht nur um Empathie und Beziehungsaufbau, sondern auch um zähes Verhandeln geht. Und da brauchen wir noch etwas Übung. Wenn Sie in einer Verhandlung, z. B. mit Ihrem Chef oder Lieferanten, Ihr Ziel erreichen wollen, kommt es vor allem auf die richtige Art zu fragen an.
Wer fragt, der führt.
Das ist bekannt. Aber Vorsicht: Das Gespräch muss trotzdem den Stil einer lockeren Kommunikation haben und darf nicht in ein Verhör münden, sonst blockt der Gesprächspartner ab.
Der Managementtrainer und Business-Coach Stéphane Etrillard empfiehlt Ihnen folgende erfolgreiche Fragetechniken:
1. Offene Fragen öffnen Ihr Gegenüber.
Sie beginnen z. B. mit den Wörtern „warum“, „wieso“, „wer“, „inwiefern“. Mit diesen Fragen bekommen Sie Informationen. Ihr Gesprächspartner kann nicht einfach mit „ja“ oder „nein“ antworten. Das Gespräch kommt in Gang. Offene Fragen, die Interesse am anderen bekunden, eignen sich gut für den Einstieg in den Smalltalk, für Informations- und Kritikgespräche, im Grunde für alle Gespräche, die zum Ziel haben, mit Ihrem Gegenüber einen längeren Dialog zu führen.
Beispiele: „Was erwarten Sie sich von diesem Kongress?“ oder „Wie kam es Ihrer Ansicht nach zu diesem Fehler?“ oder „Aus welchen Gründen haben Sie sich für diese Vorgehensweise entschieden?“
2. Mit geschlossenen Fragen lenken Sie das Gespräch geschickt in eine bestimmte Richtung.
Auf diese Art von Fragen kann Ihr Gegenüber nur mit „ja“ oder „nein“, allenfalls mit einem „Vielleicht“ oder „Ich weiß nicht“ antworten. Geschlossene Fragen eignen sich, wenn Sie eine kurze Information abfragen wollen. Oder Sie wollen Ihren Gesprächspartner durch mehrere aneinander gereihte geschlossene Fragen manipulieren, in die Enge treiben oder – milder ausgedrückt – Ihrer eigenen Position ein Stückchen näher bringen.
Beispiele: „Sind die Charts für das Meeting morgen fertig?“ (reine Informationsfrage) Oder manipulativ: „Sind Sie mit den Präsentationsunterlagen zufrieden?“ (Ja) „Sind Sie einverstanden damit, dass wir die Post jetzt gleich miteinander durchgehen?“ (Ja) „Stehen heute noch andere Aufgaben mit Priorität 1 an?“ (Nein) „Dann gehe ich heute bereits um 16:00 Uhr nach Hause. Ich habe einen wichtigen privaten Termin.“
3. Mit Alternativfragen lassen Sie eine (scheinbare) Wahl.
Setzen Sie sie gezielt ein, wenn Sie ein Gespräch oder eine Diskussion abkürzen oder Ihrem Gegenüber das Gefühl geben wollen, dass er freie Wahl hat.
Beispiele: „Wollen Sie lieber am Dienstag um 9:00 Uhr oder am Donnerstag um 15:00 Uhr kommen?“ Oder: „Ich benötige nächste Woche einen Tag Urlaub für private Erledigungen. Passt Ihnen der Montag oder der Freitag besser?“
4. Suggestivfragen sind getarnte Behauptungen.
Damit können Sie vor allem unsichere Gesprächspartner auf Ihre Seite ziehen. Vorsicht: Dominante Persönlichkeiten können Sie damit eher in die Gegenposition bringen, wenn diese den Manipulationsversuch durchschauen.
Beispiele: „Finden Sie es nicht auch stilvoller, wenn wir die Einladungen professionell drucken lassen und nicht einfach ausdrucken?“ Oder: „Glauben Sie nicht auch, dass der Besprechungstermin am Montagnachmittag geschickter gewählt ist als am Vormittag?“
5. Mit Gegenfragen nehmen Sie Ihrem Gegenüber den Wind aus den Segeln.
Wenn Sie z. B. angegriffen werden, antworten Sie geschickt mit einer Gegenfrage und begeben sich damit nicht gleich in die Verteidigungsposition.
Beispiele: „Sind die Unterlagen für das Projektmeeting immer noch nicht fertig?“ Gegenfrage: „Beziehen Sie Ihre Frage auf die Handouts für die Teilnehmer oder auf die Präsentationsfolien?“ Oder: „Warum sind Sie so langsam?“ Gegenfrage: „Seit wann hat das Tempo etwas mit der Qualität der Ergebnisse zu tun?“
Praxistipp:
Stellen Sie Ihre Fragen immer kurz und präzise, und hüten Sie sich davor, Ihre Fragen gleich selbst zu beantworten, nach dem Motto: „In welcher Farbe sollen wir die Messedekoration halten? Ich habe mir gedacht, wir wählen rot, weil ...“
Begründung: Bei zu langen und verschachtelten Fragen ist der Befragte verwirrt, und Sie erhalten eine unklare Antwort. Wenn Sie Ihre Fragen gleich selbst beantworten, fühlt sich Ihr Gegenüber nicht ernst genommen.
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