Wenn es Probleme gibt, kommen Mitarbeiter und Kollegen oft erst einmal zu Ihnen, bevor sie die Sache beim Chef an die große Glocke hängen. Als Assistentin und Sekretärin kennen Sie die meisten Mitarbeiter-Persönlichkeiten im Team und wissen, wer gern aus einer Mücke einen Elefanten macht und wer wirklich nur dann zu Ihnen kommt, wenn er tatsächlich nicht mehr weiß, wie er die Situation allein bewältigen kann.
Beachten Sie dazu: Reagieren Sie ruhig, vor allem bei empfindlichen Kollegen. Bleiben Sie unbedingt geduldig, auch wenn Sie vielleicht selbst momentan mehr als genug um die Ohren haben. Ganz wichtig: Machen Sie auf keinen Fall den Fehler, das Problem des empfindlichen Kollegen nicht ernst zu nehmen oder kleinzureden, auch wenn Sie das Gefühl haben, dass das Problem eigentlich kaum der Rede wert ist.
Beispiel: Ein empfindlicher Kollege beschwert sich bei Ihnen über einen Kunden, von dem er sich schlecht behandelt und schikaniert fühlt. Vorsicht: Reagieren Sie nicht, bevor Sie überhaupt verstanden haben, worum es dem Kollegen geht. Geben Sie keine vorschnellen, allgemeinen Tipps, nur um den Kollegen wieder loszuwerden. Das wäre für ihn enttäuschend. Denn gerade ein empfindlicher Kollege spürt sofort, dass Sie sein in ihren Augen großes Problem für so geringfügig halten, dass Sie es schnell abtun wollen. Damit helfen Sie ihm nicht, und er wird Ihnen auch nie wieder ihr Vertrauen schenken.
So unterstützen Sie empfindliche Kollegen am besten:
- Klären Sie, worum es dem Kollegen genau geht.
- Fragen Sie, was genau er sich von Ihnen wünscht.
- Helfen Sie ihm, selbstständig eine Lösung für das Problem zu entwickeln.
Wichtig: Hören Sie erst einmal genau zu. Zeigen Sie ehrliches Interesse. Was sagt der Kollege gerade? Welche Gefühle zeigt er? Ermuntern Sie zum Weitersprechen.
Mit welchen einfachen Fragen Sie auch empfindliche Kollegen dazu bringen, sich auf die Lösung des Problems zu konzentrieren, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside. So bleibt die Verantwortung bei Ihrem Kollegen, und letztlich wird der gesamte Vorgang von ihm selbst bearbeitet.
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