Wie Sekretärinnen die Kommunikation im Unternehmen vereinfachen


Insbesondere in großen Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern entsteht hier ein immenser Arbeitsaufwand. Schließlich müssen auch externe Mitarbeiter und Kollegen im Home Office in das tägliche Geschehen eingebunden werden. 

Termine für Meetings zentral steuern 

Trotz der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung gehören Meetings zu den festen Bestandteilen des Büroalltages. Hier kommen Kollegen, Vorgesetzte und Assistentinnen zusammen, um Projekte und wichtige Themen vor Ort zu besprechen. Für eine Assistentin beginnt die Arbeit rund um Meetings jedoch schon lange vor dem eigentlichen Termin, denn die Terminabstimmung, die Agenda und auch die Einladung der Teilnehmer müssen rechtzeitig erledigt werden. Gerade wenn nicht alle Mitarbeiter im Unternehmen anwesend sind, etwa weil sie im Home Office arbeiten oder gerade auf Geschäftsreise sind, fällt die Koordination ohne Hilfsmittel schwer. 

Daher ist es für jede Sekretärin wichtig, moderne Mittel und Wege zu finden, alle Teilnehmer eines Meetings zu kontaktieren und mit Informationen zu versorgen. Geschieht dies allein auf telefonischem Wege oder per Mail, entsteht nicht selten ein Durcheinander, das den zeitlichen Aufwand erhöht. Besser geeignet sind daher Systeme, die das Internet nutzen und eine direkte Abstimmung mit allen Teilnehmern gleichzeitig ermöglichen. 

Solche Tools gibt es heute in großer Anzahl. Vom integrierten Kalender im Mailprogramm über Browseranwendungen können Sekretärinnen das für sie passende System auswählen. Wichtig ist hier, dass ein zentral angelegter Termin mit allen Teilnehmern gleichzeitig geteilt werden kann. Alle Informationen rund um Verschiebungen und Inhalte können hier gemeinsam besprochen und berücksichtigt werden. Computerbild.de hat einige Anwendungen zusammengefasst. 

Telefonkonferenzen nutzen

Nicht immer ist es möglich, einen Termin zu finden, bei dem alle gewünschten Teilnehmer anwesend sein können. Hat das Unternehmen beispielsweise Außenstellen in anderen Ländern, oder müssen Außendienstmitarbeiter in vielen verschiedenen Städten arbeiten, können Meetings auch in Form einer Telefonkonferenz abgehalten werden. Hiergegen spricht nichts, sofern sich alle Teilnehmer sprachlich verstehen und ein nützliches System gewählt wird. 

Die Koordination einer Telefonkonferenz ist in aller Regel Aufgabe der Assistentin. Auch hier helfen die bereits erwähnten Kalendersysteme, um einen passenden Termin zu vereinbaren. Alle Mitarbeiter sollten außerdem über ein funktionierendes Telefon verfügen, mit dem sie an der Telefonkonferenz teilnehmen können. Das fällt in Unternehmen mit modernen Telefonanlagen und Cloud-Anlagen leicht, kann jedoch erschwert werden, wenn Angestellte voneinander unabhängige Apparate nutzen. 

Dann ist das Schalten ein Telefonkonferenz am leichtesten, wenn ein zentraler Service die Verbindung der Mitarbeiter untereinander übernimmt. Doch auch hier sollten Sekretärinnen vorab genau prüfen, welche Dienste sich für das eigene Unternehmen besonders gut eignen. Soll beispielsweise eine Telefonkonferenz mit Teilnehmern auch verschiedenen Ländern abgehalten werden, hilft ein rein nationaler Service nicht. Auch die eventuell anfallenden Gebühren sollten Sekretärinnen vorab erfragen und gegebenenfalls die Zustimmung ihre Vorgesetzten einholen. Eine Telefonkonferenz einrichten bei www.telefonkonferenz.de können Sekretärinnen, indem sie eine PIN anfordern und diese inklusive der passenden Telefonnummer an alle Teilnehmer weiterleiten. Am gewählten Termin wählen sich alle Teilnehmer dann per PIN ein und können über eine gemeinsame Leitung miteinander kommunizieren. 

Die Auswahl des richtigen Systems für Telefonkonferenzen richtet sich stets nach den üblichen Gegebenheiten innerhalb des Unternehmens. Sind Konferenzen per Telefon eher selten, so ist die Inanspruchnahme einmaliger Services sicherlich die beste Alternative, da hierdurch keine monatliche Fixkosten anfallen. 

Die Cloud als moderne Vernetzungsmöglichkeit  

Sekretärinnen sind nicht nur dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens bei Telefonkonferenzen und Meetings zueinanderfinden, sondern müssen auch für das Teilen und Weitergeben von Dokumenten und Unterlagen Sorge tragen. Insbesondere, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten und auf die gleichen Dokumente zugreifen müssen, sind veraltete Möglichkeiten wie das Versenden von Dateien per Mail oder gar der Briefverkehr nicht mehr zeitgemäß. 

Auch Sekretärinnen sollten sich daher in der modernen Welt mit Cloudanwendungen auskennen. „Mitarbeiter aus der ganzen Welt können, unabhängig von ihrem Standort, auf die Cloud zugreifen. “ (Quelle: http://www.pwc.de/de/prozessoptimierung/bei-der-auswahl-einer-cloud-loesung-steht-die-informationssicherheit-im-vordergrund.html) So hat der Angestellte in der Außenstelle in China gleichermaßen Zugriff auf die unternehmenseigenen Dokumente wie auch der Vorgesetzte in Deutschland und ein Mitarbeiter im Home Office. Für Sekretärinnen kann die Nutzung eines Cloudspeichers daher eine deutliche Erleichterung darstellen. 

Binnen weniger Sekunden ist es so möglich, einzelne Dokumente mit Mitarbeitern zu teilen und auf die aktualisierte Version zuzugreifen. So ist es Assistentinnen möglich, den Informationsfluss im Unternehmen nicht nur zu beschleunigen, sondern auch möglichst aktuell zu halten. Klarer Vorteil ist auch, dass die einzelnen Mitarbeiter nicht jedes Dokument anfragen müssen, sondern eigenständig damit arbeiten können. Die Hauptaufgabe der Sekretärin besteht dann darin, den Cloudspeicher im Blick zu behalten, neuen Mitarbeitern den Zugriff zu ermöglichen und wichtige Informationen und Dokumente einzupflegen. 

Was die Sicherheit der Cloud betrifft, sollten Assistentinnen gemeinsam mit einer verantwortlichen Person aus der IT über die Wahl des Systems sprechen. Gewöhnliche Anwendungen für Privatpersonen sind zumeist nicht geeignet, um den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens zu steuern. Alle wichtige Informationen rund um den Serverstandort, die Art der Speicherung und auch die Absicherung der Daten sind Punkte, die vor dem Schritt in die Cloud erfragt werden sollten. Erst wenn ein Anbieter keinen Zweifel an seiner Seriosität zulässt und eine individuelle und sichere Lösung für das Unternehmen vorstellen kann, fällt die Entscheidung leicht.