Wichtig: Mitarbeitermotivation - Feedback im Sekretariat


Weil die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen im Augenblick nicht rosig sind, neigen viele Mitarbeiter zum Stillhalten. Das heißt: Es wird nichts gesagt, auch wenn vielleicht Kritik angebracht wäre, ein Fehler entdeckt wurde oder noch etwas verbessert werden könnte. Viele wollen momentan nicht das Risiko eingehen, als unbequemer Mitarbeiter eingestuft zu werden.

Feedback fördert Unternehmen und Belegschaft

Die Folge: Verbesserungsvorschläge und gute Ideen bleiben da, wo sie sind: in den Köpfen der Mitarbeiter. Dabei sind gerade jetzt Feedback und Verbesserungsvorschläge der Belegschaft für jedes Unternehmen besonders wertvoll.

Feedback führt zu motivierten Mitarbeitern 

Feedback ist nicht nur eine Sache des Chefs, um Mitarbeiter zu loben oder zu kritisieren. Feedback ist generell wichtig im Umgang von Menschen miteinander, und ganz besonders im Sekretariat. Jetzt sind Sie als Sekretärin gefragt! Gehen Sie als gutes Vorbild voran und geben Sie nicht nur Ihren Mitarbeitern Feedback.

Motivieren Sie Ihren Chef, Ihre Kunden und Geschäftspartner sowie Ihre Kollegen mit Feedback.

1. Feedback an Ihren Chef

  • Wenn Ihr Chef ein Problem anspricht, das ihn besonders bewegt, können Sie das teilnehmend zur Kenntnis nehmen. Sie können sich aber auch Gedanken dazu machen und ihm im Nachhinein durch geeignete Lösungsvorschläge ein Feedback geben. Das zeigt ihm, dass Ihnen das Problem nicht gleichgültig ist, nur weil es Sie selbst nicht betrifft.

2. Feedback an einen Geschäftspartner

  • Wenn die Sekretärin eines Geschäftspartners Sie mit einer besonders wichtigen Information versorgt, lassen Sie es am besten nicht bei einem „telefonischen Händedruck“ bewenden. Bedanken Sie sich noch einmal schriftlich dafür, z.B. mit einem netten Kartengruß. Durch dieses Feedback verstärken Sie die gute Beziehung noch mehr.

3. Feedback an einen Kunden

  • Wenn ein guter Kunde Ihres Unternehmens Ihnen begeistert etwas über sein Hobby erzählt, dann schreiben Sie diese Info sofort in Ihre VIP-Kartei. Sobald sich eine Gelegenheit dazu bietet, schenken Sie ihm, z.B. im Auftrag Ihres Chefs, ein dazu passendes Buch. Dieses einfühlsame Feedback verstärkt die Kundenbindung.

4. Feedback an einen Mitarbeiter

  • Wenn Ihr Chef sich zu einer Arbeit, die ein Mitarbeiter mit viel Mühe ausgeführt hat, aus Zeitmangel nur knapp äußert, können Sie dem Mitarbeiter noch zusätzlich positives Feedback geben. Damit unterstützen Sie Ihren Chef bei der Mitarbeitermotivation.

Wie wäre es mit einer Feedback-Runde?

Fragen Sie Ihren Chef, ob Sie in Ihrer Abteilung z. B. eine regelmäßige "Feedback-Runde" einführen dürfen. Wenn Sie diese Runden leiten und Mitarbeiter und Kollegen das Vertrauen zu Ihnen haben, dass Sie sie nicht gleich beim Chef "anschwärzen", haben Sie sicher Erfolg. Gehen Sie nach diesen 7 Schritten vor: 

1. Halten Sie die Feedback-Runden klein

  • Je intimer die Feedback-Runden sind, desto eher wagen es auch Zurückhaltende, ihre Meinung zu äußern.

2. Setzen Sie sich für die Feedback-Runde an einen runden Tisch

  • Schon die Sitzordnung der Feedback-Runde soll signalisieren, dass Sie sich als Teil des Teams sehen.

3. Vermitteln Sie Vertrauen

  • Versichern Sie glaubhaft, dass Ihnen das ehrliche, unverblümte und konstruktive Feedback wichtig ist und Sie nur die kritisierte Sache, aber keine Namen an Ihren Chef weitergeben werden.
  • Versichern Sie den Beteiligten, dass sie mit ihrem offenen Feedback Ihnen gegenüber keine Nachteile befürchten müssen.

4. Bleiben Sie während der Feedback-Runde in der Zuhörerrolle

  • Das ist eine Gesprächsrunde, die vorwiegend für die Mitarbeiter da ist – es sei denn, Sie haben selbst etwas anzumerken oder einen konstruktiven Vorschlag.
  • Auf keinen Fall dürfen Sie in einer Feedback-Runde eine dominante Rolle einnehmen.
  • Halten Sie sich zurück und versuchen Sie, ganz einfach nur dem Feedback aufmerksam zuzuhören.

5. Fassen Sie das Gesagte der Feedback-Runde erst zusammen

  • Falls Sie das Feedback eines Mitarbeiters nicht ganz verstehen, fragen Sie nach, z. B. so: "Habe ich das richtig verstanden, Sie fühlen sich nicht ausreichend informiert? Betrifft das alle Bereiche in unserem Team, oder bezieht sich Ihr Informationsdefizit nur auf ein bestimmtes Thema?"

6. Machen Sie sich während der Feedback-Runde Notizen

  • Schreiben Sie die Kritikpunkte, die in der Feedback-Runde geäußert werden, auf.
  • Das zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie ernst nehmen und wirklich an Verbesserungen interessiert sind.
  • Lesen Sie Ihre Notizen zum Ende der Feedback-Runde noch einmal vor.

7. Halten Sie sich an Ihre Versprechungen

  • Das heißt: Ehrliche Mitarbeiter, die Ihnen gegenüber unangenehmes Feedback äußern, müssen hinterher tatsächlich keine negativen persönlichen Konsequenzen fürchten.
  • Und: Sie geben die diskutierten Aspekte an Ihren Chef weiter und setzen sich anschließend für deren Umsetzung ein. Wenn Ihr Chef bestimmte Ideen nicht umsetzen will, begründen Sie diese Entscheidung beim nächsten Treffen. Nur so können Sie sicher sein, dass auch die künftigen Feedback-Runden wieder  fruchtbar werden.

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