Häufig sind Sekretärinnen und Assistentinnen dafür verantwortlich, virtuelle Teams zu koordinieren. Das heißt: Sie sorgen für die reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, aber örtlich getrennt sind (in Unternehmensfilialen oder anderen Städten und Ländern).
Klären Sie gleich zu Beginn des Projekts
gemeinsam mit den Beteiligten die folgenden Voraussetzungen für eine effektive Kommunikation:
- Die Mitarbeiter beherrschen den Umgang mit den notwendigen Techniken.
- Die Mitarbeiter sind darüber informiert, dass auch bei virtueller Zusammenarbeit, z. B. über E-Mail, ein respektvoller und höflicher Umgang oberstes Gebot ist.
- Informationen werden klar und strukturiert weitergegeben.
- Hol- und Bring-Schuld für Informationen sind klar geregelt.
- Termine und regelmäßige Zyklen für den Austausch von Informationen stehen fest.
- Die Aufgaben sind eindeutig verteilt und zugeordnet.
Wichtig: Gerade zu Projektbeginn sind häufiger persönliche Treffen empfehlenswert, um sich kennen zu lernen und soziale Beziehungen zu knüpfen, die dann den Zusammenhalt im virtuellen Teamraum verbessern.
Gefahr: Konflikte eskalieren erfahrungsgemäß im virtuellen Raum viel schneller, weil der persönliche soziale Kontakt fehlt. Die müssen unbedingt „offline“, also im persönlichen Gespräch, gelöst werden.
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