Auch mit dem Chef läuft nicht immer alles reibungslos. Allerdings: Wenn Sie selbst in einen Konflikt mit dem Chef involviert sind, müssen Sie alle Register Ihres diplomatischen Könnens ziehen, wenn Sie etwas erreichen wollen. Denn letztendlich sitzen Sie am kürzeren Heben. Hier einige typische Konflikt-Situationen zwischen Chef und Sekretärin und wie Sie damit umgehen gehen können:
Praktische Tipps für Sie als Konflikt-Moderatorin finden Sie in dem Newsletter Assistenz & Sekretariat inside.
Konflikt 1: Ihr Chef kommt ständig mit neuen Ideen
Ein kreativer Chef kann ein Segen sein, denn meist ist er auch offen für Ihre Ideen. Problematisch wird es, wenn er Ihnen ständig neue Ideen präsentiert, die Sie möglichst sofort umsetzen sollen. Und das, obwohl Sie die Idee vom Vortag noch nicht zu Ende führen konnten. Diese Chefs agieren nach dem Motto: "Was interessiert mich mein Geschwätz von gestern!" Was also tun? Sie können Ihrem Chef ja schlecht die Arbeit verweigern. Oder ihm womöglich noch sagen, dass das ja bestimmt wieder nur viel Lärm um nichts ist.
So gehen Sie mit dieser Konflikt-Situation um:
Setzen Sie Prioritäten. Übernehmen Sie die Verantwortung und filtern Sie die Ideen Ihres Chefs heraus, die Ihnen tragfähig scheinen. Suchen Sie Argumente, die diese Ideen stützen, und treiben Sie sie so nach vorne. Dadurch rücken die schlechten Ideen in den Hintergrund.
Sitzen Sie die schlechten Ideen aus, aber lehnen Sie sie nicht strikt ab. Das wäre ungeschickt. Wenn Ihr Chef ach noch Tagen noch darauf besteht, dass Sie sie anpacken, dann müssen Sie dies natürlich tun. Viele aber werden sich schnell von selbst erledigen. Bewahren Sie also Ruhe und den Überblick.
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Argumentieren Sie sachlich: Wenn er beharrlich an einer Idee festhält, die Sie für undurchführbar oder verfrüht halten, führen Sie Sachargumente auf. Nutzen Sie diese aber nicht als Gegenargumente, sondern lediglich als zusätzliche Daten und Fakten:
- Führen Sie ihm konkrete Folgen und Kosten vor Augen.
- Verdeutlichen Sie ihm die Einzelheiten der Umsetzung.
- Skizzieren Sie ihn den Zeitrahmen.
Konflikt 2: Ihr Chef hält seine Zusagen nicht ein
Chefs, die leere Versprechungen machen, also ihre Zusagen nicht einhalten, verlieren schnell das Vertrauen ihrer Mitarbeiter. Mit diesem Verhalten verursacht er automatisch schwere Konflikte mit Ihnen und den übrigen Mitarbeitern.
So gehen Sie mit dieser Konflikt-Situation um:
Vermeiden Sie Missverständnisse und sichern Sie sich ab. Unterscheiden Sie, ob Ihr Chef etwas vage in Aussicht gestellt hat oder eine feste Zusage macht. Wenn eine Zusage Ihres Chefs für Ihre weitere Arbeit sehr wichtig ist, dann schreiben Sie eine Bestätigungs-E-Mail oder legen Sie ihm die Vereinbarung so, wie Sie sie verstanden haben, in einer kurzen Notiz auf den Schreibtisch. So können Sie einem Konflikt am besten aus dem Wege gehen.
Zeigen Sie Verständnis, aber verlangen Sie die Wahrheit. Manchmal ändern sich die Rahmenbedingungen, oder unvorhergesehene Umstände treten ein, sodass Ihr Chef seine Zusage nicht einhalten kann. Das kennen Sie sicherlich aus eigener Erfahrung. Es geht allerdings nicht, dass Ihr Chef seine Zusage stillschweigend nicht einhält oder sie einfach verleugnet. Zumindest eine Begründung zu seinem Wortbruch können Sie erwarten. Bitten Sie ihn um eine Erklärung und die wahren Hintergründe für den Rückzieher. Kritisieren Sie ihn dabei sachlich, aber nicht persönlich.
Lesen Sie auch den zweiten Teil des Tipps. Dort gehts es um Konflikt 3: Ihr Chef kritisiert Sie ungerechtfertigt und um Konflikt 4: Ich Chef kann keine Verantwortung abgeben gehen. Seien Sie schon gespannt.