Das kennen Sie aus eigener Erfahrung. Sie hören den Anrufbeantworter ab, und einige Anrufer auf Ihrem Band haben nur unverständliches Kauderwelsch hinterlassen oder so schnell gesprochen, dass Sie ständig zurückspulen müssen, um alle Informationen zu notieren.
Damit Ihre Nachricht auf dem Anrufbeantworter professionell wirkt, halten Sie sich am besten immer an den folgenden Leitfaden:
1. Warten Sie nach dem Signalton zur Sicherheit eine Sekunde ab,
damit es nicht zu einem Informationsverlust kommt.
2. Sprechen Sie langsam und deutlich.
3. Hinterlassen Sie folgende Daten:
- Vorname, Name, Firma
- Datum (eventuell auch Uhrzeit)
- Grund des Anrufs
- für eine Rückmeldung erreichbar: wann unter welcher Telefonnummer?
4. Wiederholen Sie zum Abschluss nochmals Ihren Namen,
den Firmennamen und die Telefonnummer, unter der Sie zurückgerufen werden wollen. So muss der Empfänger Ihrer Nachricht garantiert nicht noch einmal zurückspulen, um alles korrekt zu notieren.
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