Dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt beim richtigen Empfänger ankommen, ist eine wichtige Voraussetzung für den Unternehmenserfolg.
Diese typischen Informationsprobleme kennen Sie vermutlich auch: Informationen werden zu spät, falsch, nur bruchstückhaft oder überhaupt nicht weitergegeben. Oder sie landen beim falschen Empfänger. Manche Empfänger – wie z. B. Ihr Chef – werden dagegen so mit Informationen überschüttet, dass sie ihrer kaum noch Herr werden. Sie können eine Menge dazu beitragen, das Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen zu verbessern:
Sie kommunizieren nicht nur mit Ihrem Chef, sondern auch mit anderen Mitarbeitern, mit Kunden, Lieferanten und Behörden. Daher haben Sie die Möglichkeit, den internen Informationsfluss sowohl für Ihren Chef als auch für die Mitarbeiter zu lenken.
So können Sie vorgehen:
1. Machen Sie eine Aufstellung, welche Informationen Ihr Chef und die leitenden Mitarbeiter Ihres Unternehmens benötigen bzw. welche sie von anderen brauchen. Schlagen Sie vor, den gegenseitigen Informationsbedarf in einem gemeinsamen Meeting schriftlich festzulegen.
2. Übernehmen Sie nach Rücksprache mit Ihrem Chef die Auswahl der Informationen, die er anderen schuldet, und leiten Sie diese termingerecht an die jeweiligen Adressaten weiter. Umgekehrt kontrollieren Sie den termingerechten Rückfluss wichtiger Informationen an Ihren Chef.
3. Tragen Sie wichtige Termine für den Informationsfluss in Ihren elektronischen Terminkalender ein. So werden Sie termingerecht erinnert und können prüfen, ob alle Informationen an der richtigen Stelle gelandet sind. Wenn nicht, schicken Sie eine Erinnerung per E-Mail an den betreffenden Mitarbeiter.
4. Notieren Sie auftretende Schwierigkeiten im Informationsfluss. Fragen Sie dazu alle Beteiligten, deren Informationsfluss Sie steuern, nach deren Erfahrungen. Erarbeiten Sie gemeinsam Lösungen zur Verbesserung, z. B.:
- Durchforsten Sie die Verteiler für Fachzeitschriften. Vielleicht kommt eine Zeitschrift deswegen immer zu spät bei einem Interessierten an, weil ein anderer sie aus mangelndem Interesse zu lange liegen lässt.
- Identifizieren Sie Informations- Schnittstellen. Führen Sie ein gemeinsames Gespräch mit den Beteiligten. Oft liegt es nur daran, dass der eine dem anderen nicht richtig kommuniziert, welche Informationen er genau braucht. Lassen Sie den gegenseitigen Informationsbedarf schriftlich festlegen, sowohl was die Art der Information als auch was den Termin angeht.
Beispiel:
| Termin | Inhalt der Information | Sender | Empfänger |
| 3. Aug. 2003 | Werbemaßnahmen Umfang/Art/Region | Jörg Huber Leiter Marketing | Corinna Kurz, Assistentin der Geschäftsleitung Richard Münster, Leiter Verkauf Karin Schmid, Leiterin Controlling |
| 15. Aug. 2003 | Abverkauf Sortiment A/ Zwischenbericht | Richard Münster, Leiter Verkauf | Corinna Kurz, Assistentin der Geschäftsleitung Jörg Huber, Leiter Marketing Gerhard Lang, Leiter Produktion Karin Schmid, Leiterin Controlling |
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