Wie eine perfekte Gesprächsvorbereitung aussehen soll, das wissen Sie als regelmäßige Leserin von Assistenz & Sekretariat Inside. Was außer einer perfekten Vorbereitung noch wichtig ist für ein erfolgreiches Gespräch, lesen Sie hier:
- Bringen Sie auch komplizierte Zusammenhänge auf den Punkt.
- Drücken Sie Begeisterung oder Ablehnung auch durch Körpersprache aus.
- Ihr Gesprächspartner kann nicht hellsehen, auch wenn er Sie seit Jahren schon kennt. Formulieren Sie Ihre Gedanken klar und präzise. Damit vermeiden Sie Missverständnisse und kommen schneller zum Ziel des Gesprächs. Machen Sie eine klare Ansage: „Ich brauche die Unterlagen heute um 16 Uhr“ statt: „Ich brauche die Unterlagen später.“
- Aus einer Bitte kann ein Wunsch werden, den Sie auch begründen sollten. Aus „Bitte hilf mir bei derErstellung der Präsentationsunterlagen“ wird „Ich freue mich, wenn du mir bei der Erstellung der Präsentationsunterlagen helfen würdest. Die Unterlagen sind sehr wichtig, und ich möchte gern auf deine Erfahrung zurückgreifen.“
- Fragen Sie Ihr Gegenüber, auf welcher Ebene (Sachebene oder Beziehungsebene) er sich gerade befindet, wenn Sie ihm nicht folgen können. „Was möchtest du mir damit sagen“ oder „Was bedeutet das jetzt genau“ könnte die passende Formulierung dafür sein. Scheuen Sie sich nicht nachzufragen, Missverständnisse können so vermieden werden.
- Nehmen Sie ein „Nein“ nicht persönlich. Wenn Sie Ihre Kollegin fragen, ob sie eine Arbeit für Sie erledigen könnte und sie „nein“ sagt, weil sie so viel zu tun hat, dann gilt das allein der Bitte um Hilfe. Nehmen Sie es nicht persönlich.
- Sprechen Sie mit Bildern und Gesten, das spricht an und sagt mehr als eine langweilige gefühllose Beschreibung Ihres Zustands. Fakten und Zusammenhänge bleiben beim Zuhörer besser haften, wenn er Bilder, Grafiken, Tabellen oder Vergleiche dazu bekommt.
- Wiederholen Sie das Gesagte mit Ihren Worten, um sicher zu sein, dass Sie alles richtig verstanden haben. Gehörtes prägt sich besser ein, und Missverständnisse können sofort ausgeräumt werden.
- Signalisieren Sie Ihre Aufmerksamkeit beim Zuhören oder Ihr Verständnis bei Erläuterungen. Das kann ein stimmendes Nicken sein oder ein Satz wie „Ja, das verstehe ich“. Machen Sie auch Ihr Unverständnis deutlich, damit Ihr Gesprächspartner nicht an Ihnen vorbeiredet.
- Ersparen Sie anderen Ihre Ratschläge. Wenn Ihre Erfahrung oder Kenntnis gefragt ist, wird man an Sie herantreten und Sie um Hilfe bitten. Bei ungefragter Einmischung wird Ihnen das von einigen Kollegen leicht als Überheblichkeit und Besserwisserei ausgelegt.
- Behandeln Sie in Ihrem Gespräch ein Thema nach dem anderen, damit der Zuhörer Ihnen folgen kann und die Fakten nicht durcheinander wirft.
- Stellen Sie Fragen zum Inhalt nur dann, wenn Sie wirklich daran interessiert sind. Pseudointeresse ist schnell durchschaut.
- Sprechen Sie mit Verben. Mit dem Satz „Ich brauche Hilfe“ ist nicht ausgedrückt, wer helfen soll und deshalb wird sich niemand wirklich zuständig fühlen. Wenn aus Verben Substantive gemacht werden bezeichnet man das als Nominalisierung. Besser ist: „Ich möchte, dass du mir hilfst.“
- Verpacken Sie Ihre Gefühlslage in Worte: „Es verletzt mich, wenn du dich so im Ton vergreifst.“
- Stellen Sie sich auf Ihr Gegenüber ein. Stellen Sie eine Verbindung, einen Rapport, her. Das bedeutet für Sie, die Körperhaltung oder bestimmte Redewendungen Ihres Gesprächspartners aufzugreifen. Beispiel: Wenn Ihr Gegenüber sich lässig an die Fensterbank lehnt, sollten Sie nicht steif und förmlich hinter dem Schreibtisch sitzen.
- Wiederholen Sie Gesagtes. „Sie sind also der Meinung, dass diese Lösung die wirtschaftlichste ist.“ Das bestärkt den anderen. Wiederholen Sie das Gesagte mit Ihren Worten, um sicher zu sein, dass Sie alles richtig verstanden haben. Gehörtes prägt sich besser ein, und Missverständnisse können sofort ausgeräumt werden.
- Seien Sie emotional. Zeigen Sie Begeisterung, Verwirrung, Ärger oder Zustimmung. Das macht Sie authentisch und menschlich.
- Loben Sie! „Schön, dass Sie der gleichen Meinung sind“ oder „Ich wusste, dass ich mich in diesem Punkt auf Sie verlassen kann.“
- Formulieren Sie Einwände positiv:
Negativ: „Ihr Vorschlag ist gut. Dennoch gibt es eine Schwierigkeit zu bedenken – die zusätzliche Arbeit.“
Besser: „Ihr Vorschlag ist gut. Was halten Sie davon, wenn wir die Frage des zusätzlichen Arbeitsaufkommens durch Zeitarbeitskräfte lösen?“ - Wählen Sie die Ich-Botschaft auch für Kritik: „Ich hätte mir gewünscht, dass ich von den Problemen im Vertrieb sofort erfahren hätte“ statt: „Immer erfahre ich von Problemen so spät.“
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