Beachten Sie diese sechs Punkte, damit Ihre Einladung zur Verabschiedung stilvoll und zeitgemäß ist:
1. Laden Sie per Karte oder Brief ein
E-Mail und Fax sind nicht die geeigneten Medien, um eine solche Einladung zur Verabschiedung zu verschicken – auch nicht als angehängte PDF-Datei und auch nicht, wenn Sie spät dran sind. Entscheiden Sie sich immer für eine Karte, die Sie extra haben anfertigen lassen, oder einen Brief.
Sie können auch einen Aushang machen
Wenn die gesamte Belegschaft eingeladen werden soll, dann müssen Sie natürlich nicht jedem ein persönliche Einladung zur Verabschiedung überreichen. Ein Aushang, mit dem Sie alle einladen, tut es in dem Fall auch.
2. Vermeiden Sie eine übertrieben formale Sprache!
Je stilvoller es sein soll, desto gequälter und steifer kommt die Schriftsprache oft daher. Es wimmelt nur so von Substantiven, damit das Schreiben die gewünschte Nachhaltigkeit erhält. Formulieren Sie die Einladung zur Verabschiedung möglichst frei von Substantiven und greifen Sie zu Verben, damit Ihr Brief freundlich und einladend wirkt. Denn darum geht es doch bei einer Einladung zur Verabschiedung. Es handelt sich schließlich um eine Einladung und nicht um eine Vorladung!
3. Finger weg von Etiketten – Fensterkuverts nur im Notfall
Sie sollten den Arbeitsaufwand für eine Einladung zur Verabschiedung so gering wie möglich halten. Aber widerstehen Sie der Versuchung, Adressetiketten auszudrucken. Das ist stillos und kommt daher nicht für Sie infrage. Am schönsten ist es, wenn Sie die Kuverts per Hand beschriften, auch wenn das mehr Arbeit macht. Alternativ können Sie auch den Umschlag mit dem PC beschriften. Ist Ihnen das verständlicherweise zu zeitaufwändig, weil Sie sehr viele Einladung zur Verabschiedung verschicken müssen, können Sie die Adresse direkt auf den Brief drucken und ein Fensterkuvert verwenden. Aber wirklich nur, wenn Ihnen das handschriftliche Adressieren der vielen Briefe zeitlich nicht möglich ist. Stilvoll ist es ebenfalls, wenn Sie Briefmarken statt der Frankiermaschine verwenden.
4. Bitten Sie um Zu- oder Absage
Für Ihre Planung müssen Sie natürlich wissen, wie viele Gäste an der Verabschiedung teilnehmen werden. Denken Sie also in einer Einladung zur Verabschiedung immer daran, um Antwort zu bitten.
5. Die Einladung zur Verabschiedung sollte persönlich unterschrieben sein
Der Einladende sollte die Einladung zur Verabschiedung persönlich unterschreiben. Es wäre stillos, eine eingescannte Unterschrift zu verwenden. Einzige Ausnahme: Der Kreis der Eingeladenen ist so groß, dass dies kaum zu bewältigen ist.
6. Verschicken Sie die Einladung zur Verabschiedung nicht zu kurzfristig
Wie für alle Einladungen gilt auch bei einer Einladung zur Verabschiedung: Je früher die Gäste Bescheid wissen, desto besser können Sie planen. Doch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht vieles oft ganz schnell – und schon ist er weg. Versuchen Sie trotzdem, die Einladung zur Verabschiedung mindestens zwei Wochen vor der Verabschiedung zu verschicken.
7. Machen Sie bereits mit Ihrer Einladung zur Verabschiedung Lust auf ein angenehmes Zusammenkommen
Wenn Sie die Einladung zur Verabschiedung persönlich und nicht steif formulieren, wird die Lust, an der Verabschiedung teilzunehmen, steigen. Damit nehmen Sie der Verabschiedung das Etikett "Pflichtveranstaltung". Wenn es neben einer Verabschiedungsrede auch ein Buffet mit besonderen Spezialitäten gibt oder eine Musikgruppe auftritt, erwähnen Sie diese sympathischen Programmpunkte. Zudem sind Verabschiedungen immer eine ausgezeichnete Chance zum "Networking", sowohl intern als auch extern. Weisen Sie diskret darauf hin und die Zahl der Zusagen wird steigen.