Das Anfertigen von Sitzungsprotokollen gehört mit zu Ihrem Aufgabenbereich.
Assistenz & Sekretariat Inside hat Ihnen die wichtigsten Punkte für das problemlose Erstellen von Protokollen aufgelistet.
Wörtliches Protokoll:
Sie protokollieren Wort für Wort. Das erfordert eine perfekte und zudem schnelle Schreibtechnik und -geschwindigkeit. Im Idealfall beherrschen Sie Steno.
Verlaufsprotokoll
Hierbei werden die Inhalte der Reden und Diskussionen aller Teilnehmer sinngemäß wiedergegeben. Sinn ist es hier, den Verlauf einer Sitzung zu protokollieren. Zum Beispiel: wie es zu dem Entschluss kam.
Beschluss- oder Ergebnisprotokoll
Es werden nur Resultate, Beschlüsse oder Ergebnisse festgehalten. Reden und Diskussionen werden nicht protokolliert.
Tipps:
Notieren Sie alle Namen der teilnehmenden Personen, und ordnen Sie ihnen eine Nummer zu. Machen Sie sich einen Sitzplan, und ordnen Sie nun den Sitzplätzen der Teilnehmer die entsprechende Nummer zu. Sie ersparen sich so das wiederholte Schreiben der Teilnehmernamen und langes Überlegen, falls die ihnen mal nicht einfallen sollten. Dafür sollte es dann aber eine feste Sitzordnung geben und eine kurze namentliche Vorstellung der Teilnehmer.
Legen Sie vor Beginn der Sitzung Abkürzungen für Fachbegriffe fest, damit das Protokollieren schneller geht. Da Sie ja thematisch im Bilde sind, haben sich eventuell schon Abkürzungen in der internen Kommunikation durchgesetzt.
Beginnen Sie bei jedem neuen Thema eine neue Seite und nummerieren Sie diese durch. Lassen Sie zwischen den einzelnen Abschnitten Platz für Nachträge.
Vereinbaren Sie vor der Sitzung, dass gefasste Beschlüsse oder Ergebnisse kurz zusammen gefasst werden.
Vereinbaren Sie auch ein Zeichen, wenn Sie vom Redetempo oder Temperament der Teilnehmer überholt werden oder wenn Unklarheiten auftreten.